Description
Du 28-11-2024 au 11-12-2024
Vice-rectorat aux infrastructures et à la transformation
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec
Contrat temporaire
Ouvert à tous
Taux horaire: 34.42$ à 40.60$
Salaire annuel: 69 593.71$ à 82 089.03$
Régime d'emploi: 38.75 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h
Budget: Fonctionnement
Durée du contrat ou de l'affectation temporaire
Dès que possible au 30 avril 2025 avec possibilité de prolongation
Description de fonction
Rôle principal
La personne assume la responsabilité des tâches de secrétariat du vice-recteur aux infrastructures et à la transformation
Attributions caractéristiques
- Gérer l'agenda du vice-recteur, du vice-recteur adjoint ainsi que de l’adjoint au vice-recteur;
- Gérer, coordonner et organiser diverses réunions et rencontres. Rédiger les ordres du jour et comptes-rendus de certaines rencontres;
- Prioriser, organiser et coordonner les nombreux déplacements et rencontres des membres du vice-rectorat.
- Effectuer le suivi des courriels et déterminer, le cas échéant, qui peut en effectuer le suivi formel au sein du vice-rectorat;
- Assurer le suivi des dossiers en attente, rédaction des projets de lettre, projet de fiches pour les différentes instances;
- Prépare les dossiers du vice-recteur pour le comité de direction, le comité exécutif, le conseil d'administration, le conseil universitaire, etc. S'assure que ces dossiers soient rédigés selon les règles de ces différentes instances;
- Préparer des dossiers complets pour la participation du vice-recteur aux différents comités et réunions qu'il préside ou auxquels il participe tant à l'interne qu'à l'externe;
- Assister le vice-recteur, le vice-recteur adjoint et l’adjoint au vice-recteur dans la gestion courante des dossiers tant à l'interne qu'à l'externe;
- Répondre aux demandes d'informations générales, aux invitations ou demandes de représentation, acheminer les appels téléphoniques, assurer la responsabilité de la correspondance, du classement et de l'archivage;
- Assurer différentes tâches courantes du vice-rectorat, gérer les demandes de cartes magnétiques pour les accès aux espaces occupés par les vice-rectorats.
- Rédiger et réviser divers documents;
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
D.E.C. en coordination du travail de bureau ou l’équivalent
Cinq années d'expérience pertinente
- MS Office 365, OneNote, Teams, Zoom, Constellio
- Bonne connaissance de l’anglais oral et écrit
- Une bonne connaissance des instances décisionnelles;
- Grand sens de l’organisation;
- Minutie;
- Capacité d’adaptation;
- Bonne résistance au travail sous pression;
- Sens de l’initiative;
- Disponibilité;
- Facilité à travailler en équipe.
À titre d'information
Aucune information additionnelle
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.
Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca
Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.
