Adjoint au chef de la direction

Unoria Coopérative, c’est près de 600 employés, 70 types d’emplois dans 28 places d’affaires situées partout au Bas-Saint-Laurent et en Gaspésie!

Une coopérative fièrement régionale, qui développe et diversifie ses activités en réponse aux besoins de ses membres et clients, dans des secteurs aussi diversifiés que l’agricole, la machinerie, les stations-services, les centres de rénovation, la production porcine et l’énergie. Du service à la clientèle à l’administration, en passant par la production, viens ENRICHIR NOTRE CULTURE et relève avec nous un défi à la hauteur de ton talent, UN EMPLOI PROCHE DE TA VRAIE NATURE.

Sous l’autorité du chef de la direction, le titulaire de ce poste est responsable de l’accomplissement des différentes tâches administratives et de soutien au chef de la direction ainsi qu’au Comité de direction.

• Tenir à jour l’agenda du chef de la direction, prendre et confirmer ses rendez-vous ;
• Préparer le calendrier des activités prévues pour la semaine, planifier et confirmer les différentes réunions de son supérieur immédiat ;
• Réserver les salles pour les différentes réunions, le service de traiteur si cela est nécessaire et voir à l’élaboration du menu ;
• Recevoir et traiter les correspondances adressées au chef de la direction ;
• Répondre aux différentes requêtes ou sollicitations reçues par courrier et soumettre le projet au chef de la direction pour approbation ;
• S’informer, en début d’année, auprès de Sollio Groupe coopératif, de la Fédération de l’UPA du Bas-Saint-Laurent et tout autre organisme, concernant toutes les activités prévues à leur calendrier et par la suite, élaborer celui du chef de la direction en y inscrivant tous les événements, réunions, comités et journées spéciales prévus pendant l’année ;
• Rédiger la correspondance courante et confidentielle pour tous les membres du comité de direction et effectuer diverses tâches administratives, telles que réviser et faire la mise en page de divers documents ou manuels ;
• Établir les itinéraires des voyages du chef de la direction et faire les réservations qui s’imposent ;
• Établir et tenir à jour un système de classement de tous les documents officiels d’Unoria coopérative, les contrats et les actes notariés ayant trait aux biens du PR, les procès-verbaux, les feuilles de transfert d’actions, ainsi que tous les registres généraux et différents dossiers administratifs ;
• Effectuer l’approbation des heures de travail des membres du comité de direction ;
• Rédiger hebdomadairement l’info CA et l’acheminer à tous les administrateurs ;
• Assister l’équipe des communications et marketing dans la révision de l’information destinée aux membres (Unoria express et diverses communications) ;
• Rédiger la correspondance relative aux politiques générales de la Coopérative ;
• Assurer un service de qualité à la clientèle ainsi que répondre aux demandes de renseignements par téléphone et les transmettre aux personnes concernées ;
• Répondre aux demandes de renseignements des membres du comité de direction et leur fournir les informations à l’intérieur de l’autorité qui lui est conférée ;
• Rédiger la correspondance courante et confidentielle pour le comité de direction et effectuer diverses tâches administratives, telles que réviser et faire la mise en page de divers documents ou manuels ;
• Assister l’équipe des communications marketing et l’équipe finance dans la mise à jour et la tenue du carnet de sociétaire des membres ;
• Coordonner les projets ponctuels et toutes autres tâches de nature administrative ;
• Préparer et acheminer l’avis de convocation ainsi que l’ordre du jour pour les réunions du conseil d’administration d’Unoria coopérative et de ses partenariats et filiales, des sous-comités, des comités de direction, etc. ;
• Organiser les différentes réunions et coordonner la diffusion de la documentation qui sera remise à tous les administrateurs siégeant au conseil d’administration ;
• Assister aux réunions du conseil d’administration et voir à la prise de notes en vue de la réalisation des procès-verbaux ;
• Rédiger les résolutions qui ont été prises et les acheminer aux personnes concernées ;
• Assister le Secrétaire général dans la rédaction des procès-verbaux des réunions ;
• Fournir tout autre forme d’assistance au Secrétaire général de la coopérative dans l’accomplissement de ses fonctions;
• Supporter le CODI dans la rédaction des rapports dédiés au conseil d’administration ;
• Faire le suivi auprès des gestionnaires afin de recueillir les informations nécessaires à la production du rapport annuel ;
• Réserver les salles pour les différentes réunions, le service de traiteur si cela est nécessaire et voir à l’élaboration du menu ;
• Répondre aux demandes de renseignements des gestionnaires et leur fournir les informations à l’intérieur de l’autorité qui lui est conférée ;
• Rédiger des communiqués pour le CODI destinés à leurs équipes respectives ;
• Assister le CODI dans la gestion et la mise à jour des permis divers ;
• Assister le CODI et les cadres dans la mise à jour des immatriculations des véhicules ;
• Effectuer tout autre demande de support du CODI ;
• Réviser et approuver les rapports de dépenses des membres du CODI ;
• Participer aux réunions du comité responsable d’organiser l’assemblée générale annuelle, voir à la prise de notes et faire le suivi des rencontres ;
• Coordonner la planification et l’organisation de l’assemblée générale annuelle ;
• Faire le suivi auprès des gestionnaires afin de recueillir les informations nécessaires à la production du rapport annuel ;
• Transcrire les textes et voir à la mise en page afin de soumettre le rapport annuel à l’imprimeur afin de rencontrer les échéanciers établis ;
• Assister le Secrétaire général dans la préparation et l’envoi des avis de convocation et l’ordre du jour ;
• Assister à l’assemblée générale annuelle, prendre les notes et assister le Secrétaire général dans la rédaction du procès-verbal ;
• Rédiger la correspondance des membres du conseil d’administration ainsi que tout autre document administratif;
• Contribuer au maintien d’un climat de travail sain et assurer une communication efficace dans l’équipe ;
• Maintenir son environnement de travail propre et ordonné afin de refléter une image professionnelle ;
• Respecter toutes les politiques internes de l’organisation ;
• Participer aux différents comités et réunions auxquels il est convié ;
• Assurer de manière autodidacte la mise à jour de ses compétences et de ses connaissances.