Adjoint(e) Administrati(f)(ve)

Description de fonction ;

L’adjointe administrative est responsable de gérer les activités reliées au soutien administratif de l’entreprise.

L’objectif principal de l’adjointe administrative est de soutenir les gestionnaires et les employés à travers une variété de tâches.

Principales fonctions:

VOLET Bureau:

• Gestion de la boîte de courriels, des appels téléphoniques et l’accueil des clients/visiteurs;
• Commande et gestion de l’inventaire de papeterie (papier, stylos, agrafes, etc.);
• Commande et gestion de l’inventaire des fournitures de bureau (café, boissons, mouchoirs, etc.) et des fournitures des trousses de premiers soins (au besoin);
• Commandes diverses (Amazon, Staples, etc.);
• Affichage des mémos dans l’usine et au bureau (congés fériés, avis divers) lorsque nécessaire;
• Création et mise en page de fichiers, tableaux, rapports, listes, etc.;
• Exécution de tâches diverses : classement, étiquetage, copies, envoi de courriels, appels, etc.;

VOLET Ressources humaines:

• Tenir à jour les dossiers des employés (embauches/mouvements de personnel, achat de vêtements, bottes, lunettes, changements de taux horaire, primes, etc.) ;
• Répondre aux questions des employé(e)s : paie, équipe, poste de travail, assurance etc.;
• Publication d’annonces de postes vacants sur Jobillico, analyse des CV reçus et transmission à la personne responsable du recrutement;
• Gestion des assurances collectives sur le site de Manuvie et dans le logiciel de paie;
• Suivi de la liste des secouristes, caristes, employés syndiqués, et réinscription des secouristes avant l’expiration de leur certification;
• Assister au renouvellement des assurances collectives;
• Organiser les activités sociales de l’entreprise de concert avec la responsable du service client.

VOLET Comptabilité:

• Gestion de la paie hebdomadaire : génération des rapports associés, relevés d’emploi (au besoin), suivi des heures travaillées pour les employés syndiqués, suivi des banques d’heures (maladie, vacances), suivi des remboursements d'employés;
• Gestion des factures fournisseurs dans le système comptable;
• Saisie de données diverses;
• Tri de documents divers;
• Préparation des rapports mensuels;
• Classement dans le système et sauvegardes du matériel sensible au temps.