Secrétaire loisir – Arts, culture et événements (Temporaire)

1 emploi temporaire vous attend au sein de notre équipe (durée approximative jusqu’en décembre 2024)!

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalité hors du commun. Pour poursuivre notre développement économique, communautaire, culturel et environnemental, et offrir une qualité de services aux citoyens, nous avons besoin de candidats de choix, comme vous, afin de combler notre grande équipe. Aidez-nous à façonner le Brossard de demain!

MANDAT

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire de ce poste assure un soutien administratif et opérationnel et effectue différentes tâches reliées au secrétariat.

Principales tâches

• Effectue la mise en forme, révise et corrige les documents provenant de différents logiciels informatiques;
• Participe à divers comités afin de rédiger les comptes rendus;
• Travaille en étroite collaboration avec différents intervenants, organismes, partenaires et collaborateurs afin de recueillir les informations requises;
• Collabore à la production des outils de communication relatifs aux activités de la programmation;
• S'assure de la conformité des dossiers reçus dans le cadre des appels de candidatures. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers des organismes reconnus en conformité avec la politique de reconnaissance et de soutien de la Ville;
• Compile les données et tient à jour des tableaux, échéanciers, règlements, statistiques, relevés ainsi que toute codification administrative;
• Prépare et rédige toute correspondance telle que lettre de transmission, contrats-types, accusés de réception selon les procédures internes; en assure la transmission, le suivi ou la diffusion;
• Assure le suivi et répond aux demandes d'information venant des clients externes ou internes;
• S'assure d'obtenir, auprès des services concernés, les documents, informations ou signatures manquantes concernant divers projets ou autres;
• Ouvre et prépare des dossiers de la programmation annuelle en conformité avec le cadre de classification de la Ville, voit au classement et à l’archivage des divers dossiers;
• Recueille les factures, rassemble les pièces justificatives requises et effectue les requêtes relatives au paiement de biens et services, en conformité avec les processus d'acquisition.