Préposé arts et culture, Service des arts et de la culture, statut temporaire

DESCRIPTION SOMMAIRE:

Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat, ainsi que certaines tâches de bureau.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS:

1. Produit et/ou complète divers ordres, mémos, formules, rapports, contrats, lettres, tableaux, formulaires, textes, réquisitions suivant les instructions requises, en fait la vérification et les classifie;
2. Reçoit les appels téléphoniques, donne les informations pertinentes ou les réfère aux personnes concernées;
3. Renseigne les organismes culturels et les divers intervenants sur les différents programmes de subventions, la disponibilité des locaux, l’aide technique et les services offerts par la Ville;
4. Effectue les tâches reliées à la billetterie, de la programmation initiale du billet jusqu’à sa vente;
5. Effectue le suivi du dossier « diffusion de spectacles »;
6. Prépare et participe à la période d’inscriptions;
7. Veille au balancement de la petite caisse, prépare, procède au dépôt à l’institution financière et produit un rapport au Service des finances;
8. Vérifie les factures, les achemine aux comptes payables, effectue les demandes de remboursement pour les clients dont les cours et/ou spectacles ont été annulés et retourne les chèques aux personnes concernées et fait le suivie pour les factures concernant les animateurs culturels
9. Reçoit le courrier et en effectue la distribution selon les directives reçues et fait le classement des divers documents de son service;
10. Tient l'agenda de son supérieur, fixe les rendez-vous, convoque les intéressés et effectue les arrangements qu'exige la tenue des réunions;
11. Participe à la préparation des ateliers culturels, des spectacles et des activités et transmet les informations pertinentes aux participants;
12. Prépare les demandes de transport d’équipement ou de main-d’œuvre pour les besoins du Service et des activités des organismes culturels;
13. Prévoit et procède aux demandes d’achat du matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du Service et du matériel requis pour les ateliers culturels ainsi que l’équipement nécessaires pour le Centre d’art La petite église et en assure la distribution;
14. Traite et fait les demandes d’achats au Service de l’approvisionnement pour les organismes tels que pour la Maison Chénier-Sauvé et autres;
15. veille aux réservations de salles et des appareils requis tels que les appareils audio-visuels, pour les ateliers et les différentes activités;
16. Reçoit et vérifie les plaintes des citoyens et les expédie aux personnes concernées;
17. Lorsque requis, rédige des procès-verbaux et convoque les membres du comité;
18. Veille à la préparation matérielle pour la tenue de conférences de presse ou autres, s'occupe des invitations, de l'accueil, de la publicité, des documents;
19. Collige et valide les renseignements requis à la préparation des divers documents adressés au public ou aux employés, tels que le Courrier des hirondelles, le Clic la Ville et autres.
20. Vérifie la condition des lieux et des divers équipements, coordonne l’utilisation et la location des locaux par les organismes et s’assure que l’équipement nécessaire aux activités est mis à la disposition des usagers tel que les chevalets pour les expositions et autres;
21. Prépare et participe à la période d’inscriptions tout en assurant de son fonctionnement et programme tous les paramètres requis pour l’utilisation du logiciel informatique Ludik lors des inscriptions et des diverses réservations.
22. Valide et transmet les heures travaillées des animateurs auprès du Service des finances et dresse la liste de présences des utilisateurs des cours;
23. Collabore à l’organisation et à la mise à jour des inscriptions pour les ateliers et pour les divers programmes culturels, assure le suivi des présences ainsi que pour l’encaissement du paiement des participants et produit les diplômes lorsque requis;
24. Assure un support logistique général aux divers spectacles comme celui de la danse, fait les requêtes de transport et les achats requis et assure la réservation des salles;
25. Effectue la location du Centre d’art de La petite église, fait les contrats tout en percevant les paiements et assure le calendrier des services pour les conciergeries;
26. Assure le rôle de Secrétaire du Conseil des arts et de la culture;
27. Assure la vente des billets des inscriptions aux ateliers culturels et produit un rapport financier pour le Service des finances;
28. Participe à la préparation des documents officiels de son service, tels que le bulletin municipal, le journal interne, des publications, des communiqués de presse, des affiches, des dépliants et autres.

NOTE : Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.