Secrétaire, Service des ressources humaines, statut temporaire (temps plein)

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Concours 2025-066

Secrétaire, Service des ressources humaines, statut temporaire (remplacement minimum 2 mois à temps plein)

Date limite de réception des candidatures : 20 avril 2025

Les personnes embauchées pourront effectuer des remplacements à temps plein dans l'ensemble des services de la ville

Des tests d’aptitudes seront exigés (français, Word et Excel).

Seules les personnes sélectionnées recevront une réponse.

DESCRIPTION SOMMAIRE: Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat, ainsi que certaines tâches administratives.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS:

1. Effectue la correspondance usuelle à partir des données provenant de diverses sources telles que dossiers, rapports, notes et prépare, rédige et produit à l’aide des outils informatiques requis, des lettres, mémoires, procès-verbaux, textes, documents, mémos, listes;
2. Reçoit le courrier du service, sélectionne les documents selon leur importance et en effectue la distribution selon les directives reçues;
3. Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités, donne les informations pertinentes ou les réfère aux personnes concernées ou au service concerné;
4. Assure, selon les informations, la gestion de l’agenda du (des) gestionnaire(s); fixe les rendez-vous, convoque les personnes aux réunions, fait les arrangements nécessaires aux déplacements afin d’assurer la coordination des disponibilités en regard des priorités, accueille les visiteurs;
5. Vérifie et compile sur des formulaires appropriés, différentes données ayant trait aux activités du service, à l’application de politiques ou procédures administratives internes;
6. Effectue le classement et veille à la circulation des documents de son supérieur et à celui de son service;
7. Prévoit et effectue les demandes d’achat du matériel de bureau ou autres nécessaires au fonctionnement du service et en fait la distribution;
8. Prépare, compile, complète et dresse des listes, tableaux, statistiques et exécute les calculs qui s’imposent;
9. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres, comités ou autres, assiste parfois à ces réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux, en fait les recherches et consultations préalables, répond aux demandes courantes et fait le suivi des tâches administratives reliées aux décisions prises;
10. Perçoit des sommes d’argent, administre la petite caisse du service et effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel et tient à jour les systèmes de contrôle conformément aux procédures établies.

NOTE : Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitant un accommodement pour des examens ou une entrevue de sélection, nous vous prions de le mentionner à l'employé qui vous contactera, le cas échéant.