Adjoint administratif, adjointe administrative à la direction générale

La Ville de Terrebonne, employeur de choix, cherche présentement à compléter son équipe de près de 1 300 employés qui œuvrent chaque jour à faire de Terrebonne une ville dynamique et attrayante. Municipalité en plein essor qui compte maintenant près de 125 000 citoyennes et citoyens, Terrebonne constitue la 10e municipalité en importance au Québec.

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Relevant de la Direction générale, le titulaire assume les principales responsabilités suivantes:

• Assister le Directeur général et les directeurs généraux adjoints dans l’organisation et la coordination des activités administratives de la Direction Générale;
• Gérer les courriels et autres correspondances, en analyser le contenu, parfois confidentiel, sensible et stratégique pouvant provenir de sources internes et externes de la Ville, évaluer l'importance des demandes, en planifier les actions et assurer le suivi auprès des personnes ou instances concernées selon les instructions et orientations reçues par son supérieur immédiat;
• Répondre aux multiples demandes de nature courante pour les besoins de la Direction Générale;
• Exercer une vigie constante et attentive des dossiers et documents de la Direction Générale, les prioriser et assurer le suivi de leur cheminement et des échéances;
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le Directeur Général et les Directeurs Généraux Adjoints en vue de les informer de leurs engagements et responsabilités à venir, et d'en assurer un suivi;
• Coordonner l’agenda de son supérieur, organiser et planifier les rendez-vous, effectuer les suivis, et assurer les arrangements relatifs aux déplacements prévus;
• Assurer l'application des politiques, des directives, des processus et lignes directrices visant l'évolution et l'atteinte des résultats attendus;
• Soutenir la préparation des dossiers dirigés vers le comité exécutif, le conseil, les commissions, le cabinet du Maire et vers tout autre comité;
• Assurer le traitement et le suivi des réquisitions, des commandes, de l’équipement de bureau, des inventaires et de la petite caisse;
• Participer, lorsque requis, aux réunions du comité de coordination de la Direction Générale, du comité de direction et aux rencontres avec le cabinet du maire, rédiger les comptes-rendus et assurer les suivis requis auprès des divers intervenants dans les délais prescrits;
• Assurer la prise de note, les comptes-rendus et le suivi des commissions;
• Prendre en charge la classification et l’archivage des documents de la Direction Générale conformément au système en place;
• Responsable des accès informatiques pour les dossiers relevant de la Direction Générale;
• Coordonner la production de statistiques selon les besoins et procéder aux analyses requises;
• Participer à l’amélioration de divers outils de travail en partenariat avec les directions concernées.