La Ville de Terrebonne, employeur de choix, cherche présentement à compléter son équipe de près de 1 200 employés qui œuvrent chaque jour à faire de Terrebonne une ville dynamique et attrayante. Municipalité en plein essor qui compte maintenant près de 121 000 citoyennes et citoyens, Terrebonne constitue la 10e municipalité en importance au Québec.
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SECRÉTAIRE JURIDIQUE
REMPLACEMENT À DURÉE INDÉTERMINÉE À TEMPS COMPLET
DIRECTION DU GREFFE ET AFFAIRES JURIDIQUES
Sous la responsabilité du supérieur immédiat, le titulaire exécute diverses tâches de secrétariat et assure le soutien administratif de son champ d’activités. Il s’assure d’obtenir les documents ou pièces juridiques requises et nécessaires dans le cadre de l’exécution de ses tâches. Le titulaire assume les principales responsabilités suivantes :
- Élaborer, sur chiffrier Excel, un échéancier pour le suivi et le respect des délais de chacun des dossiers et effectuer les rappels, si nécessaire;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et donner des renseignements généraux selon les directives de son supérieur immédiat. Accueillir les visiteurs, s’informer de l’objet de leur visite, et au besoin, les diriger vers les personnes concernées ou prendre les rendez-vous. Ouvrir le courrier, le trier et faire suivre aux personnes concernées;
- Effectuer des recherches auprès des divers intervenants afin d’obtenir de l’information et/ou les différents documents nécessaires pour compléter les dossiers;
- Réviser et relire les documents émanant des différents professionnels afin de s’assurer de leur conformité à l’égard des instructions reçues et de l’usage grammatical;
- Procéder à l’analyse sommaire de l’index aux immeubles, du relevé du registre informatisé des entreprises, d’un plan cadastral et autres;
- Préparer des projets de contrats ou d’ententes à partir de l’information obtenue, et ce, selon les modèles établis et en assurer le suivi jusqu’à la date de clôture;
- Faire du travail général de bureau tel que : classement, photocopie, numérisation et assemblage de documents, indexation et/ou codification;
- Préparer les ordres du jour, les procès-verbaux, les résolutions du comité exécutif ou du conseil municipal, s’assurer d’avoir les informations pertinentes au dossier et les faire suivre aux personnes concernées;
- Recevoir diverses demandes, notamment celles relatives à la Loi d’accès à l’information, aux réclamations, aux poursuites judiciaires, aux contrats et protocoles d’entente. Effectuer les recherches nécessaires auprès des différents services, organismes ou autres et assurer le suivi des dossiers dans les délais prévus;
- Faire la préparation et le suivi des divers échéanciers pour les avis publics, coordonner leurs publications et s’assurer de leur conformité;
- Ouvrir et tenir à jour les dossiers, enregistrer les données requises dans le logiciel pour le suivi des dossiers juridiques tels que les procédures, avis, mises en demeure, mémoires, injonctions, règlements, résolutions, etc. en matière contentieuse ou non contentieuse dans le domaine juridique et faire les recherches et les rappels nécessaires;
- Rechercher de la jurisprudence et de la doctrine à partir d’outils de recherches spécifiques et faire d’autres recherches au registre foncier et aux rôles d’audience de diverses cours lorsque requis;
- Compléter différents actes en matière contentieuse ou non contentieuse relevant de la cour municipale, du domaine de l’urbanisme, de l’immobilier ou autres en utilisant la formulation appropriée, les règles établies et en respectant les normes légales;
- Effectuer différents travaux de secrétariat tels que courriels, lettres, opinions juridiques, correspondances, avis, mémoires, etc. ainsi que tout autre document relatif au domaine juridique. Effectuer la mise à jour des volumes de lois et de la jurisprudence;
- Aider au besoin la secrétaire.
