Agent administratif

AVANTAGES

• Assurance collective;
• Club social
• Congés flottants et maladies;
• Horaire de travail d’été;
• Programme d’aide aux employés et à la famille;
• Programme de reconnaissance;
• Régime de retraite à prestations déterminées;
• Remboursement d’abonnements des activités physiques
• Télémédecine

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques et courriels, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
• Encaisser les revenus de la Ville, au comptoir, par la poste ou électroniquement; émettre les reçus nécessaires (taxes, facturation diverse, dépôts différents services, etc.);
• Balancer la caisse, préparer les bordereaux de dépôt, faire transferts au GL et aller porter le dépôt à la banque;
• Faire l’importation d’écritures des logiciels STRATEGO, DYNA + & LUDIC dans Unicité;
• Émettre les vignettes de stationnement et en assurer la gestion;
• Émettre et transmettre les certificats de taxes aux requérants;
• Effectuer les ajustements au GL pour remboursements de taxes payées en trop;
• Consulter la carte JMAP, afin de répondre à certaines demandes de renseignements ou faire la vérification de données;
• Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres, dresser et tenir à jour les différentes listes utilisées ou devant être produites par le service (créanciers hypothécaires, etc.);
• Tenir et balancer une petite caisse et tenir à jour les caisses de petite monnaie et répondre aux demandes de change des différents départements;
• Procéder à la mise sous enveloppe des comptes de taxes et faire l’envoie des états de compte à différents moments de l’année;
• Aider pour les demandes de révision lors du dépôt de rôle ;
• Effectuer le montage du cahier budget annuel;
• Trier et mettre à la poste le courrier de l’ensemble des services municipaux;
• Effectuer le suivi et le remplissage de la timbreuse ainsi que les commandes de fournitures à cet effet ;
• Préparer et poster occasionnellement le courrier des différents services;
• Vérifier, à l’occasion, le rôle d’évaluation (ex. : neige, ordure, etc.);
• Lors de l’émission du compte annuel, répondre au téléphone pour explication du nouveau compte gérer la réception des chèques postdatés et les enregistrer dans le système et gérer les DPA et les MVE;
• Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
• Exécuter divers travaux de bureau ou de comptabilité de contrôle que peut lui confier le directeur du service;
• Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
• Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
• Apporter un soutien administratif aux différents intervenants du service;
• Effectuer des remplacements à la réception lors des pauses et vacances;
• Agir à titre de commissaire à l’assermentation;
• Accomplir toute autre tâche que pourrait lui demander son supérieur immédiat.