Agent - soutien administratif

LES AVANTAGES

• Faire partie d'une équipe de travail accueillante, dynamique et à dimension humaine
• Salaire compétitif
• Horaire comprimé annuel
• Programme de référencement
• Congés pour maladie
• Service de télémédecine
• Remboursement de frais d’activités physiques
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Assurances collectives
• Programme d’aide aux employés et à la famille
• Club social 
• Programme de reconnaissance

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service concerné ou communiquer les messages aux personnes jugées aptes à répondre;
• Quotidiennement, dépouiller et poster le courrier du service;
• Saisir, mettre en page, réviser et classer la correspondance, appels d’offres et autres documents du service;
• Rédiger la correspondance de routine du service;
• Remplir les demandes de biens et services et en assurer le suivi auprès du Service des achats ainsi que pour tous les autres services municipaux dont les projets sont financés par règlements d’emprunt;
• Effectuer la saisie et mise en page des appels d’offre et en assurer la publication sur le site SEAO;
• Répondre aux demandes ponctuelles d’avancement des travaux et fournir les documents au gestionnaire du projet pour justifier la subvention auprès de l’instance gouvernementale touchée, pour les travaux effectués par programme de subvention;
• Préparer les documents pertinents pour la facturation aux requérants de divers travaux réalisés par Service de l’ingénierie la et en assurer le suivi;
• Convoquer les réunions des comités dont son supérieur a la responsabilité;
• Tenir à jour le calendrier de réservation de la salle de conférence;
• Tenir l’agenda des gestionnaires du service à jour;
• Saisir les feuilles de temps du service et les transmettre au service de la trésorerie;
• Voir au classement, à la mise à jour et à la disposition des documents, dossiers et correspondance du service en conformité avec le plan de classification en vigueur;
• Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
• Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
• Apporter un soutien administratif aux différents intervenants du service;
• Saisir et acheminer au sous-traitant qui s’occupe de l’entretien des lampadaires les problèmes à réparer et en faire le suivi;
• Préparer les certificats de paiements pour payer les entrepreneurs dépendamment du pourcentage de réalisation des travaux effectués;
• Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
• Accomplir toute autre tâche que pourrait lui demander son supérieur immédiat.
• Recevoir les décomptes des entrepreneurs et préparer les certificats de paiement pour tous les autres services municipaux dont les projets sont financés par règlements d’emprunt;
• Recevoir, compiler et tenir à jour les redevances financières des gravières perçues des entrepreneurs et exploitants des sablières;
• Tenir à jour le calendrier des acceptations provisoires et définitives et procéder à la libération des retenus;
• Assister aux ouvertures de soumissions et produire les recommandations d’octroi de contrats à son supérieur.