Agent.e de soutien administratif, classe 1

No de concours : 2425-SR-016 | No de poste : 815-505-14
Service: Organisation scolaire
Statut : Personne salariée régulière à temps complet
Supérieure immédiate : Sophie Poirier
Ancienne titulaire : Josée Ringuette

Période : Dès le 26 août 2024 ;
Salaire : 24,36$ à 27,24$ de l’heure;
Horaire : Du lundi à vendredi de 9h00 à 17h00;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

Accueillir et renseigner les usagers :

• Assurer la perception des frais et droits facturés aux étudiants, notamment :
  • Procéder à la facturation, au traitement des paiements et aux remboursements;
  • Émettre les reçus et les rapports journaliers dans Clara;
  • Effectuer le balancement de la caisse sur une base quotidienne.
• Accueillir les usagers, répondre à leurs demandes d’information et les diriger vers les ressources concernées, notamment :
  • Évaluer les besoins afin de diriger la personne vers la ressource appropriée (API, conseiller ou conseillère d’orientation, psychologue, etc.);
  • Recevoir, valider et traiter diverses demandes concernant le registrariat et le cheminement scolaire;
  • Recevoir, répondre ou diriger les appels téléphoniques et les courriels aux personnes concernées;
  • Assurer la perception des frais et droits facturés aux étudiants (incluant notamment la facturation, le traitement des paiements et des remboursements);
  • Émettre les reçus et les rapports journaliers dans Clara;
  • Effectuer le balancement de la caisse sur une base quotidienne.
     
• Renseigner les usagers en personne ou au téléphone sur toute demande d’information concernant le registrariat ou l’ensemble d’activités du Collège, entre autres :
  • Renseigner les étudiants sur diverses procédures et démarches reliées à l’organisation scolaire

• Expliquer ou vulgariser l’information reçue par les étudiants sur Omnivox ou autres moyens de communication du Collège.

• Assurer la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda des agents de l’aide pédagogique individuel (API), selon la disponibilité de ressources et les besoins de la clientèle, entre autres :
  • Établir un ordre de priorité selon l’analyse des besoins et des situations personnelles particulières;
  • Appliquer les paramètres de distribution et disponibilité des rendez-vous;
  • Tenir à jour un registre des rendez-vous puis en faire rapport aux gestionnaires;
  • À l’aide d’une console de contrôle, annoncer à l’aide pédagogique individuelle (API) l’arrivée d’un client puis signaler à celui-ci le moment pour se diriger au bureau correspondant.

• Offrir un soutien administratif à l’équipe de l’organisation scolaire, entre autres :
  • Préparer l’envoi du courrier (envois massifs, chèques, etc.);
  • Produire, numériser et classer divers documents;
  • Au besoin, assurer la cueillette et la distribution du courrier;
  • Suite aux blocages d’accès, réinitialiser des mots de passe d’Omnivox;
  • Recevoir et classer les dossiers d’admission (SRAM);
  • Procéder à l’épuration des dossiers.
• Suite à la réception de demandes au comptoir, effectuer les travaux administratifs nécessaires pour répondre à celles-ci, notamment :
  • Préparer divers documents et lettres officiels concernant l’organisation scolaire;
  • Préparer et remettre des diplômes.

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques.

• Faire preuve d’initiative et d’autonomie;
• Connaître les logiciels Clara;
• Connaissance de OneNote.