Description
Ville Saint-Laurent, Quebec, CA
Type d’offre d’emploi: Temps plein Type de lieu de travail: Hybride Numéro de l'offre: 4763EXFO développe des solutions de test, de monitoring et d’analytique plus intelligentes pour l’industrie mondiale des communications. Nous sommes les conseillers de confiance des opérateurs de réseaux fixes et mobiles, des centres de données à très grande échelle et des chefs de file dans le secteur de la fabrication, du développement et de la recherche. Ils comptent sur nous pour leur fournir une visibilité accrue et de l’information de qualité supérieure sur les performances du réseau, en plus d’assurer la fiabilité de leurs services et de garantir la meilleure expérience usager. S’appuyant sur près de 40 années d’innovation, le mélange unique d’équipements, de logiciels et de services d’EXFO permet des transformations plus rapides et assurées liées à la 5G, aux réseaux natifs en nuage et à la fibre optique.
Depuis ses débuts en 1985, la diversité est une des valeurs qui font la force d’EXFO et favorise une culture d’entreprise inclusive. Nous accueillons des gens dotés de compétences et d’expériences variées au sein d’une culture qui valorise les idées novatrices, le travail d’équipe, une approche centrée sur nos clients et nos marchés. Nous sollicitons la contribution active de tous et toutes, dans le respect des individus, de l’environnement et de la collectivité. C'est de cette façon que nous accomplissons notre raison d’être : assurer que le monde connecté réponde aux attentes les plus élevées afin de relier les gens, les communautés et les entreprises.
Votre rôle
L’adjointe exécutive fournira un soutien de haut niveau au PDG, à l'Équipe de direction et au bureau de Montréal.
Nous cherchons quelqu'un qui ne craint pas de mettre la main à la pâte et de gérer multiples priorités dans un environnement dynamique. La présence au bureau de Ville Saint-Laurent est requise à raison de 3 jours par semaine.
Vos responsabilités
- Gérer le calendrier du PDG, organiser des réunions et gérer les priorités quotidiennes, tout en prenant en charge la réservation des voyages et la logistique d’événements importants.
- Fournir un soutien administratif proactif et efficace aux membres de l’Équipe de direction, en fonction des besoins.
- Organiser des réunions exécutives, des sessions trimestrielles et des événements internes, en garantissant leur fluidité et leur bon déroulement.
- Assurer le suivi des objectifs de l’Équipe de direction et préparer des réunions individuelles pour les revues de performance.
- Examiner et approuver les rapports de dépenses, les demandes de paiement, et assurer le suivi des programmes internes et des rapports mensuels de cartes de crédit.
- Préparer et soumettre les rapports de conformité fiscale et de cartes de crédit d'entreprise.
- Gérer la coordination des événements locaux et des initiatives de bien-être pour les employés, y compris le programme « Dépanneur EXFO ».
- Administrer la plateforme de voyages, mettre à jour les politiques de voyage et assurer la satisfaction des besoins de déplacement de l’entreprise.
- Assurer la supervision des efforts de communication pour le bureau de Montréal, en soutenant les initiatives internes et en collaborant avec le Comité social pour organiser des événements engageants (ex. food trucks, déjeuner annuel, fête de Noël).
Compétences Requises
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- Capacité avérée à gérer des calendriers complexes, la logistique des voyages et des tâches à fort volume.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités et délais.
- Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer les informations sensibles avec discrétion.
- Jugement fiable dans l’établissement des priorités, le discernement des problèmes et la détermination des mesures nécessaires
- Capacité à avoir une vue d’ensemble, à prévoir les problèmes et à organiser et coordonner les interventions adéquates
- Grande autonomie et capable de travailler avec un minimum de supervision
- Disponibilité et capacité à adapter son horaire selon les besoins.
Exigences académiques et professionnelles
Formation : Diplôme collégial en secrétariat ou administration, dans un domaine relié ou expérience
équivalente
Expérience : Solide expérience en soutien exécutif (soutien d’un président, d’un PDG ou d’un autre cadre supérieur de direction)
Exigences linguistiques : Bilinguisme (Français - Anglais) à l’oral et à l’écrit
EXFO est un employeur garantissant l'égalité des chances
La diversité est un atout qui fait la force d’EXFO depuis sa fondation, car elle nous enrichit. Pour plus d'informations sur la diversité et l'inclusion chez EXFO, lisez notre énoncé sur la DÉI.
Pour les postes situés au Québec, la langue de base exigée est le français. Cependant dans le contexte où le titulaire de ce poste évolue dans un environnement international et où les activités se déroulent majoritairement en anglais, nous favorisons le bilinguisme.
Pour toute question à propos de cette opportunité de carrière ou sur notre processus de dotation, veuillez nous contacter à l’adresse carrieres@exfo.com.
Merci de votre intérêt pour EXFO
