Adjoint(e) administratif(ive)

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Sous l’autorité du Directeur Principal Exploitation, gestion des actifs, vous aurez la responsabilité d’assurer un soutien en matière de tâches administratives pour ce dernier et assurer la bonne marche des opérations de la direction principale. Vous apporterez également un soutien administratif à l’équipe de gestionnaires sous la direction principale. Vous collaborez avec les adjointes de la direction exécutive exploitation, le tout conformément à la mission et aux valeurs organisationnelles d’exo.

• Agir comme personne-ressource pour son unité administrative en s’assurant d’avoir une connaissance des dossiers de son unité ;
• Assurer le suivi de l’agenda et des rencontres du Directeur principal et lui offrir un soutien actif au quotidien ;
• Assurer un suivi de la boîte courriel du Directeur principal (filtrer et prioriser les messages, répondre à certains courriels de manière autonome) au quotidien ;
• Organiser les réunions, s’assurer d’avoir les ressources matérielles et informationnelles requises, coordonner les invitations, convoquer les participants et y assister si nécessaire ;
• Support administratif proactif pour les points passants au CA ;
• Préparer, assister et prendre note des actions diverses et entreprendre les suivis dans certains comités internes ;
• Être responsable de la préparation des documents administratifs, dont les réquisitions de main-d’œuvre et les calendriers d’arrivée des employés et stagiaires (y compris pour organiser les rencontres), les demandes de formation, les autorisations de congrès-colloques ou toute autre formalité ;
• Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation) ;
• Sur demande, rédiger, corriger toute correspondance ou document officiel et assurer le contrôle de la qualité des documents préparés par les personnes de son unité en respectant les normes officielles d’exo et en effectuer l’envoi ;
• Assurer un rôle clé dans la gestion des équipes sur l’outil Teams ;
• Assurer un rôle clé dans la gestion des documents de la direction principale pour le dépôt, le classement et la codification dans le système général de classement d’exo (SharePoint) ;
• Préparer et voir au lancement des demandes d’achat (DOT, DDS, DBS, DMC, DDE) dans SAP et faire le suivi des approbations; faire la réception de factures ;
• Sur demande, vérification des budgets et mise à jour des rapports mensuels dans SAP ;
• Apporter un support administratif pour la préparation et le suivi des libérations de retenues, réquisitions de paiement, demandes de facturation, demandes de capitalisation ;
• Apporter un support administratif et opérationnel dans les divers dossiers qui concernent sa direction principale et/ou les opérations : réviser les documents pour approbation par le Directeur principal, préparer et suivre le tableau des gardes des coordonnateurs, suivi des comptes de dépenses et autres demandes…;
• Soutenir les autres unités de l’organisation (Finances et Portefeuille de projets) en participant à la rédaction de divers documents (certificats de conformité, rapports de clôture et autres…);
• Être responsable de la conciliation bancaire des cartes de crédit liées à sa direction principale;
• Prendre connaissance du courrier destiné à son unité et en assurer la remise aux personnes concernées.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans un domaine connexe.

Expérience

• Minimum de 5 années d’expérience pertinente.

Compétences et aptitudes

• Posséder de bonnes compétences pour les nouvelles technologies en bureautique ;
• Posséder des aptitudes pour le travail d’équipe, les relations interpersonnelles et avoir un bon sens du jugement ;
• Démontrer un niveau élevé d’autonomie, une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités ;
• Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;
• Faire preuve de proactivité, d’organisation, d’initiative, de rigueur et de discrétion ;
• Avoir une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office 365 et maîtriser l’application SharePoint à un niveau intermédiaire ;
• Posséder une connaissance du système SAP constitue un atout ;
• Avoir une très bonne maîtrise de français tant à l’oral et à l’écrit ;
• Avoir une compréhension de l’anglais constitue un atout.

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine, en mode hybride.

Lieu

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4.

Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.