Adjointe administrative

Octogone

160 rue Saint-Paul (Bureau 200), Quebec City,QC

Salary 45000.00 $ per year
37.50 h - Full time
Permanent job
Day shift work
Published on December 2nd, 2024
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Benefits

Air conditioning

Cafeteria

Coffee

Company discounts

Competitive salary

Disability insurance

Fresh fruits

Games room

Gym

Life insurance

Medical and paramedical expenses coverage

Public transportation nearby

Social activities organized by the company

Telemedecine

Travel insurance

Years of service recognition

Description

Octogone est une entreprise innovante qui simplifie la vie des restaurateurs grâce à sa plateforme tout-en-un. Notre logiciel aide à optimiser la gestion des opérations en regroupant tout ce qu’il faut : gestion d’inventaire, calcul des coûts de recette, répartition des pourboires, gestion des employés, et bien plus encore.Chez nous, la passion, l’entraide et une bonne dose d’humour sont au rendez-vous pour surmonter les défis du quotidien. Si tu veux contribuer activement à une entreprise en croissance et évoluer dans un environnement dynamique, on a hâte de te rencontrer !

Tâches et responsabilités en tant qu’adjointe administrative :

Facturation et suivi financier

Préparer, émettre et envoyer les factures clients avec rigueur.
Assurer un suivi attentif des paiements : vérifier les comptes, relancer les clients en cas de retard et résoudre les écarts éventuels.
Mettre à jour les registres financiers et signaler toute anomalie ou problème à l’équipe concernée.
Fournir des rapports réguliers sur l’état des factures et des paiements à la direction.

Support client et communication

Répondre aux demandes des clients liées aux factures ou paiements par téléphone et courriel.
Gérer les interactions avec les clients pour s’assurer de leur satisfaction et transmettre leurs besoins à l’équipe appropriée.
Fournir un suivi professionnel et rapide en cas de questions ou de problèmes financiers.

Administration et soutien opérationnel

Saisir et vérifier les données pour les comptes payables et autres opérations administratives.
Classer, organiser et archiver les documents financiers et administratifs de manière méthodique.
Contribuer à la rédaction de courriels, rapports et autres documents nécessaires aux opérations.
Assister à la préparation de dossiers, à la gestion des échéanciers et à la coordination des tâches administratives transversales.
Participer à divers projets administratifs, incluant la gestion des dossiers internes et le soutien à des initiatives liées aux ressources humaines ou à l’organisation interne.

Ce poste demande une grande rigueur et une excellente capacité à jongler entre plusieurs responsabilités administratives et financières, tout en assurant un service client de qualité.

Profil recherché en tant qu'adjointe administrative :

Expérience et compétences :

Tu as un minimum d’expérience sur le marché du travail, idéalement en service client et/ou dans un rôle administratif.
Tu es à l’aise avec les chiffres et tu possèdes une bonne capacité à gérer des suivis financiers ou des tâches liées à la facturation.

Compétences techniques :
- Tu es très débrouillard(e) en informatique et tu t’adaptes rapidement à de nouveaux outils et applications.
- Tu maîtrises les outils bureautiques comme Word, Excel et Outlook, et tu es à l’aise avec des logiciels collaboratifs ou de gestion.
- Tu es ouvert(e) et à l’aise à travailler avec des outils d’intelligence artificielle, comme GPT, pour optimiser ton efficacité au quotidien.
- Travailler dans un environnement où tout évolue rapidement sur le plan technologique te motive et te stimule.

Qualités personnelles :

Tu es organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs priorités à la fois.
Tu as d’excellentes compétences relationnelles et sais assurer un service client professionnel.
Tu es autonome, polyvalent(e) et apprécies travailler en équipe dans un environnement collaboratif.

Les avantages de travailler chez Octogone :

Salaire à partir de 45 000$ annuellement, ton expérience sera reconnu.
De bons repas fournis : Ici, pas question d’un sandwich triste ! On te propose des repas variés, préparés avec des ingrédients de qualité.
Un régime d’assurances collectives : Une tranquillité d’esprit grâce à un régime d’assurances collectives pris en charge en partie par l’employeur. On veille sur toi, même après le boulot.
Une culture d’entreprise collaborative : Tes idées comptent, et tu pourras contribuer directement au succès des projets. On aime travailler ensemble pour créer un impact réel pour nos clients.
Une ambiance de travail décontractée et amicale : Ici, la bonne humeur règne. Entre deux tâches, tu peux te détendre en jouant au ping-pong avec tes collègues ou profiter d’une marche en plein cœur du Vieux-Québec pour te ressourcer.
Des rabais au restaurant Chez Rioux & Pettigrew : Parce qu’on sait qu’un bon repas peut souvent inspirer de grandes idées. Et c’est vraiment plus qu’un petit bonus.