Agent ou agente de secrétariat

Du 13-03-2025 au 30-03-2025

Faculté des sciences de l'administration
Département de marketing
Pavillon Palasis-Prince
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Logiciels : Explo, Peoplesoft, PSK, monPortail, Banner, Capsule

Sous la supervision de la directrice du Département de marketing, la personne devra réaliser diverses tâches d’agente de secrétariat pour la direction départementale, le personnel enseignant ou selon les besoins, la Faculté.

Tâches spécifiques du poste :

Assiste la direction du département dans les diverses activités de gestion :

• Assure un soutien administratif lors de la préparation des charges de travail et des rapports d'activités des professeurs;
• Applique les différentes conventions collectives: SCCCUL, SPUL, SPPRUL, SARE. Connaît les critères d’embauche des étudiants (québécois, étrangers) et des chargés de cours;
• Saisit les contrats d'engagement et les bourses aux étudiants des trois cycles;
• Soutient la direction dans l’attribution des cours aux chargés d’enseignement et chargés de cours. Saisit de l’information dans le système de gestion, saisit des contrats dans PeopleSoft RH et assure les suivis lors de l’engagement des chargés de cours et étudiants de doctorat;
• Assure la gestion des examens en collaboration avec le Centre d’examen de la FSA (suivi de réception, relectures, demandes de reprographie, etc.);
• Collabore à la gestion budgétaire du département - donne des informations générales sur le budget, retrace les revenus et dépenses, retrace une réquisition. Vérifie et valide sur Explo pour les mises à jour des budgets des différents projets du département. Réquisitions : achat, reprographie, demandes de paiement, rapports de voyages, factures internes et externes, virements. Fait les validations et contacts appropriés pour traiter les factures reçues. Saisit des demandes d'achat et d'autres documents dans PeopleSoft;
• Consulte et valide diverses informations à l’aide de Capsule;
• Etc.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.