Chargé(e) d'administration - Ressources humaines

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MANDAT

Relevant du directeur des Ressources humaines, le titulaire du poste effectue différentes tâches administratives et financières découlant de l’ensemble des activités de la direction et supporte les membres de l’équipe dans des activités administratives et cléricales conformément aux politiques, procédures, programmes et conventions collectives en vigueur.

Principales tâches

• Prépare le budget de la direction et concilie les données des différentes divisions en collaboration avec l’équipe de gestion de la Direction;
• Assure le suivi budgétaire, vérifie la progression des dépenses et s’assure que celles-ci sont en conformité avec le budget, les résolutions, les règlements et procédures internes. Informe le directeur de toute variation budgétaire et effectue les demandes de modification, lorsque requise;
• Prépare et analyse des rapports budgétaires, recueille les informations nécessaires afin d’expliquer les écarts entre les résultats et les prévisions et soumet les corrections à apporter, le cas-échéant;
• Effectue les étapes pour obtenir les approbations requises concernant les variations budgétaires selon la politique en vigueur;
• Prépare les demandes de paiement et de facturation et transmet le tout à la Direction des finances conformément aux règles établies; assure le classement des factures conformément aux règles internes;
• Conçoit différents tableaux, produit des rapports statistiques, fait des analyses, propose des recommandations et les soumet aux personnes concernées;
• Voit à l’approvisionnement en biens et services pour l’ensemble des activités de la Direction et s’assure d’obtenir les autorisations requises;
• Participe à la préparation des appels d’offres conformément aux lois, règlements et politiques établis et s’assure du respect des délais et ce, en collaboration avec l’équipe qui en assure la responsabilité;
• Effectue des demandes de soumission auprès de différents fournisseurs et en assure le suivi;
• Effectue différentes requêtes dans le logiciel financier et produit des rapports selon les demandes;
• Reçoit les appels téléphoniques provenant des fournisseurs, prend et transmet les messages, donne les renseignements demandés ou les transfère, le cas-échéant;
• Apporte un support clérical à l’équipe, tel que les demandes de création des cartes d’employés, les confirmations d’emploi, les sommaires décisionnels, la transmission des cartes, dons, fleurs, etc.;
• Collabore à la conception de procédures administratives propres à sa direction;
• Apporte un soutien à l’équipe de la paie.