Description
Temporaire - Projet Special 3 mois
35 heures par semaine
Centre administratif de la commission scolaire - Service des stratégies d’acquisition et des achats
Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu'organisation, en tant qu'éducateurs et en tant qu'individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Québec s'engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l'excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu'organisation, nous nous efforçons d'embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l'amour de l'apprentissage tout au long de la vie, le travail d'équipe et l'éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d'œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d'emploi proactives afin d'aborder les barrières systémiques et d'éliminer les obstacles à l'embauche et à la rétention de personnes qualifiées.
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer divers genres de travaux techniques reliés à la gestion des ressources humaines et financières, à l’élaboration et à la mise en application de normes et des travaux reliés aux opérations administratives. Dans son travail, elle peut assister du personnel professionnel et du personnel cadre.
Attributions caractéristiques
Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, la personne salariée de cette classe d’emplois participe au processus de recrutement et d’avancement, notamment en procédant à des entrevues, en participant à des jurys d’examens, en vérifiant ou déterminant, conformément aux normes, le niveau des qualifications académiques et professionnelles des candidates et candidats, en s’assurant de l’authenticité des documents produits, en vérifiant les antécédents de travail, en organisant des séances d’examens, en faisant passer des tests et autres examens requis; elle accueille le nouveau personnel et le renseigne sur les conditions générales de travail, notamment en organisant et animant des séances d’information; elle participe à la rédaction des descriptions d’emploi en effectuant, notamment des études sur place et en interviewant le personnel; elle informe le personnel sur les diverses questions touchant les conventions collectives de travail ou sur toute autre réglementation en matière de gestion des ressources humaines et participe à leur mise en application.
Dans le domaine de la gestion des ressources financières, elle dresse des états financiers; elle effectue des écritures comptables, des transferts, des conciliations et autres; elle effectue des analyses techniques de comptes et des rapports; elle vérifie et contrôle des transactions effectuées par d’autres personnes, décèle les erreurs et les corrige. Elle recueille, analyse et synthétise les données nécessaires à la préparation du budget; elle participe à son élaboration; elle effectue les suivis budgétaires et analyse certains postes; elle informe et assiste les personnes intéressées de manière à ce qu’elles respectent les règles prévues. Elle peut être appelée à répondre aux demandes des vérificateurs et à fournir les informations et les pièces justificatives requises.
Elle développe et adapte des méthodes et procédures de travail et voit à leur application dans le cadre de la réalisation des activités courantes dans certains secteurs.
Elle collabore à l’analyse des besoins en ressources matérielles, participe à l’élaboration de normes et contrôle leur application.
Elle applique ou adapte des techniques de gestion à la réalisation d’activités administratives spécifiques et à la réalisation d’opérations courantes.
Elle produit des rapports à l’intention des organismes concernés et en assure la transmission.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux. Elle effectue des recherches et peut être appelée à assister du personnel pour l’utilisation de logiciels propres à son travail.
Elle peut être appelée à initier des techniciennes ou techniciens moins expérimentés de même qu’à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par ce personnel relativement à la réalisation de programmes d’opérations techniques dont elle est responsable.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Taches spécifiques
Strategies d’acquisition et achats
Développe et élabore un plan pour publier toutes les informations requises sur la plateforme d’information gouvernementale (SEAO), sélectionne les mesures conçues pour atteindre les objectifs déterminés en ce qui concerne les informations à publier sur SEAO, développe son plan d’action et applique les mesures ; évalue si les objectifs ont été atteints et participe à l’évaluation du plan.
Prépare, organise et anime des sessions d’information et des activités de formation de soutien conçues pour garantir que les exigences en matière d’information sur les données contractuelles et les activités d’appel d’offres sont disponibles et exactes ; sélectionne, prépare et, si nécessaire, s’assure que le matériel nécessaire est adapté ou construit pour ces activités. Il ou elle travaille avec d’autres membres du personnel pour déterminer et réaliser d’autres activités d’information ou de formation, telles que l’organisation et la supervision des pratiques d’approvisionnement.
Aide les parties prenantes avec leurs besoins en matière d’approvisionnement.
Observe les situations pour identifier les risques de sélection du mauvais processus d’approvisionnement et travaille avec les parties prenantes pour les conseiller ; coach les parties prenantes dans leurs processus et activités d’approvisionnement.
Applique des techniques de communication adaptées aux besoins en matière d’approvisionnement.
Informe les parties prenantes des divers enjeux liés à l’approvisionnement et, si nécessaire, les rencontre pour leur fournir des conseils, de l’aide ou des références aux politiques, directives ou processus de la Commission Scolaire.
Enregistre ses observations sur les achats, tient des dossiers et prépare des rapports sur la publication des informations contractuelles sur SEAO, Laserfiche, CAG.
Rencontre les parties prenantes de l’approvisionnement et le Coordinateur des services administratifs pour leur fournir des conseils, des informations et des mises à jour de documents pertinents.
Autres tâches occasionnelles :
Soutient le classement des documents pour les Services Complémentaires.
Fourni un soutien administratif pour les Services Éducatifs.
Assiste le Secrétaire Général dans les demandes d’information.
Qualifications requises
Scolarité
Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou en d'autres techniques appropriées à la classe d'emplois ou en d'autres techniques avec spécialisation appropriée à la classe d’emplois, ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Autres exigences
Avoir une connaissance de base de la bureautique.
Bilinguisme (français et anglais) - écrit, parlé, et lu, un atout.
Conditions de travail
Salaire : 26.38$ à 35.22 $ de l'heure.
Date d'entrée en fonction : le 1 octobre 2024
Le poste est régi par la convention collective entre le CPNCA et L’Union indépendante des employés de soutien de la Commission Scolaire Western Québec (S19).
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLYTOEDUCATION
https://westernquebec.ca/resources/careers/
avant le 30 septembre 2024 à 16 heures
Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés
Administrative Technician
Temporary - Special Project - 3 Months
35 hours per week
Board Office - Procurement
We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people.
Nature of the Work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing various technical tasks related to the management of educational and financial resources, development and implementation of standards and activities related to administrative operations. As part of their duties, the employee may assist professionals and senior staff from several departments.
Characteristic functions
In the area of human resources management, the employee, in this class of employment, participates in the recruitment and promotion process by conducting interviews, participating in examining boards, verifying, or determining the academic and professional qualifications of candidates based on standards, ensuring the authenticity of documents produced, checking work history, organizing examination sessions, administering tests and other required examinations. Greets new employees and informs them of the general working conditions, particularly by organizing and conducting information sessions, participates in drafting job descriptions by conducting field studies and interviewing staff; informs staff of various matters dealing with collective agreements or any other regulation concerning human resources management and participates in their application.
In the area of financial resources management, prepares financial statements; makes accounting entries, transfers, reconciliations and so on; carries out technical analyses of accounts and reports; monitors transactions made by others, detects, and corrects errors. Collects, analyzes, and synthesizes the data required for preparing the budget; participates in preparing the budget; monitors the budget and analyzes certain entries; informs and assists the persons concerned so that they may adhere to the rules prescribed. May be required to respond to questions from auditors and to provide them with the necessary information and supporting documents.
Develops and adapts work methods and procedures and oversees their application in the context of the delivery of the current activities in certain sectors.
Works with others on the analysis of needs in material resources, participates in developing standards, and oversees their application.
Applies or adapts management techniques to the delivery of specific administrative activities and current operations.
Uses a computer and the necessary software to perform duties. Conducts research on the Internet and may be required to assist a staff member with software specific to their work.
May be required to train less experienced technicians as well as coordinate the work of support staff in performing duties related to the implementation of programs involving technical operations for which he or she is responsible.
If need be, performs any other related duty.
Specifics tasks
Procurement:
Develops and draws up a plan to publish all the required information on the Government Information platform (SEAO), selects the measures designed to attain the objectives determined in regard to the information to be published on SEAO, develops his or her action plan and applies the measures; assesses whether the objectives were attained and participates in evaluating the plan.
Prepares, organizes and conducts information sessions and support training activities designed to ensure the information requirements on contract data and contracting activities is available and accurate; selects, prepares and, if necessary, ensures that the necessary material is adapted or constructed for these activities. He or she works with other staff to determine and carry out other informational or training activities, such as the organization and supervision of procurement practices.
Helps stakeholders with their procurement needs.
Observes situations to identify risks of selecting the wrong procurement process and works with stakeholders to counsel them; coaches the stakeholders in their procurement processes and procurement activities.
Applies communication techniques adapted procurement needs.
Informs stakeholders of the various procurement issues and, if necessary, meets with them to provide them with advice, help or referrals to the Board's Policies, Directives or Processes.
Records his or her observations on purchases, keeps files and prepares reports on a the publication of contract information on SEAO, Laserfiche, CAG.
Meets with the procurement stakeholders and the Coordinator of Administrative Services to provide them with advice, information and pertinent documents updates.
Other occasional tasks:
Supports with filing documents for the Complementary Services
Provides administrative support for the Educational Services
Assists the Secretary General with the request for information
Required Qualification
Schooling
Hold a Diploma of College Studies in accounting and management or in other appropriate technical programs for the class of employment or in an appropriate specialty for the class of employment or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.
Other requirements
Have a basic knowledge of office automation.
Bilingualism (French and English) - written, spoken, and reading, an asset.
Working Conditions
Salary: $26.38 to $35.22 per hour.
Start Date: October 1, 2024
The position is governed by the collective agreement between CPNCA and the independent association of support staff of the Western Quebec School Board (S19).
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED THROUGH APPLYTOEDUCATION
https://westernquebec.ca/resources/careers/
by 4:00 p.m., September 30, 2024
Only those candidates chosen for interviews will be contacted.
