Sous l’autorité de la Directrice générale (DG), l’adjointe administrative a pour mission d’assister la DG et l’organisme dans la réalisation des activités administratives et cléricales essentielles, tout en contribuant à la coordination et à la réussite des événements et projets. Ce rôle clé repose sur une gestion efficace des responsabilités administratives et une collaboration proactive dans l’organisation des événements et la communication externe.
Responsabilités :
- Soutien administratif et clérical :
- Exécuter les tâches administratives habituelles (comptabilité, entrée de données, traitement de demandes, etc.).
- Répondre et diriger les appels téléphoniques et la correspondance électronique.
- Organiser, planifier et gérer les rendez-vous, réunions, et prendre des minutes détaillées.
- Gérer les listes de contacts et maintenir les bases de données à jour.
- Rédiger et distribuer des courriels, lettres et formulaires divers.
- Aider à la préparation de rapports réguliers et des documents requis pour les réunions.
- Développer, organiser et maintenir les systèmes de classement et de documentation.
- Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures internes.
- Coordination et soutien événementiel :
- Assister la DG dans la planification et l’organisation logistique des événements, galas et collectes de fonds.
- Gérer la logistique des événements (réservations, visuels, supports publicitaires et publications).
- Superviser la maintenance et les mises à jour du site web.
- Coordonner les relations avec les fournisseurs, commanditaires et partenaires (soumissions, négociations).
- Publier et coordonner les annonces et promotions sur les réseaux sociaux, y compris LinkedIn.
- Collaborer avec des bénévoles et les équipes médias pour assurer le succès des campagnes et événements.
- Relations publiques et communication externe :
- Assurer une communication efficace et régulière avec les bénévoles, partenaires et commanditaires.
- Agir comme porte-parole de la Fondation lors d’événements publics et présentations.
- Promouvoir les activités de la Fondation via des annonces et collaborations avec des partenaires médias.
