Agent(e) d'administration à la Direction des études

Un cégep inspirant et accessible pour une meilleure qualité de vie ! Le cégep vous offre une large possibilité de carrières dans un environnement dynamique et innovateur. Joignez-vous à notre équipe !

- La possibilité de concrétiser et de réaliser des projets stimulants;

- La possibilité de faire une différence auprès de nos étudiants et au sein de nos équipes de travail;

- Mesures de conciliation travail/vie personnelle;

- Régime de retraite, avantages sociaux, et divers congés sociaux;

- Cafétéria et comptoir santé;

- Salle de conditionnement physique, piscine, gymnase, bibliothèque, clinique d’hygiène dentaire, garderie, activités culturelles (expositions, spectacles, etc.);

- Programmes de cheminement de carrière, de perfectionnement, d’activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

Description du poste
Sous l’autorité du directeur des études, de manière plus spécifique et sans être limitatif, l’agent ou l’agente d’administration aura pour responsabilités de coordonner les activités de la Direction des études (DE) et d’assister le directeur dans ses fonctions.
 
PRINCIPALES ATTRIBUTIONS :

•  Assure la coordination es les suivis du comité de régie pédagogique, de la Commission des études (CE) et de tout autre comité, communauté et regroupement à la demande du directeur des études;
• Contribue à la préparation du plan de travail et du bilan de la CE.
• Assiste le directeur des études dans la planification et préparation des dossiers à présenter au Conseil d'administration et assure les suivis des décisions relatives à la Direction des études (DE);
• Participe à l’élaboration et au suivi du calendrier législatif du collège et collabore à la révision et à l’élaboration des politiques institutionnelles;
• Responsable de la réception et du traitement des informations, demandes adressées à la DE provenant, entre autres, du ministère de l’Éducation et de l'Enseignement supérieur, de la Commission d'évaluation de l'enseignement collégial, de la Fédération des cégeps, des instances et du personnel du cégep, de la direction générale et des autres directions et partenaire internes et externes;
• Participe à l'élaboration et à la mise à jour des systèmes et des procédures ayant trait aux activités de la DE et de la CE, comme les bilans et les plans de travail, les budgets, l'archivage numérique des dossiers, etc;
• Contrôle les budgets et les dépenses de la DE et est responsable du suivi budgétaire de la DE et la préparation des prévisions budgétaire, ci-inclus les redditions des comptes (p.ex. via CollectInfo et autres) et les annexes budgétaires;
• Responsable au secteur pédagogique des outils d'archivage de documents, de partage et de la coopération sur les documents: planification, mise en œuvre, formation et accompagnement du personnel, contrôle qualité des mécanismes;
• Responsable de la veille aux nouveaux outils de gestion, partage de documents, collaboration et autre, ci-inclus les outils émergents en lien avec l’Intelligence artificielle;
• Gère et tient à jour le calendrier des opérations de la Direction des études;
• Procède à des recherches pour certains dossiers et en assure la prise en charge au besoin;
• Collabore à l’établissement des prévisions budgétaires et contrôle les dépenses de la direction et prépare les rapports requis par son supérieur immédiat et lui fournit, en vue d’une prise de décision, des données sur les coûts, un calcul du seuil de rentabilité, un état intérimaire des revenus et dépenses, un état du volume d'activités;

PAÉE

Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

• Prévoit, organise et voit au bon déroulement de réunions diverses et d'événements prévus par la DE;
• Rédige les comptes rendus et procès-verbaux et assure les suivis requis;
• Peut être appelé à effectuer toute autre tâche connexe demandée par le directeur des études.

• Bonne capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités;
• Aptitudes marquées pour la collaboration;
• Excellente capacité de communication interpersonnelle, très bonne aptitude à transmettre de l'information autant verbale qu'écrite;
• Favorise et inspire un climat de travail sain et harmonieux;
• Excellente capacité de rédaction dans le respect des échéances et des exigences qualitatives;
• Bonne capacité de gestion du stress et à travailler sur différents dossiers en parallèle;
• Sens de l’initiative, de loyauté et débrouillardise.

• Détenir un diplôme d’études collégiales avec option appropriée notamment en bureautique et six (6) années d’expérience pertinentes;

• Détenir un diplôme d’études secondaires ou certificat de qualification valide pour l’exercice d’un métier et dix (10) années d’expérience pertinente;

• Maîtrise approfondie de la langue française orale et écrite ainsi qu'une excellente habileté rédactionnelle ;
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse;
• Excellente connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat de direction ;
• Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide;
• Maîtrise approfondie d'un environnement et d'outils informatiques ; Microsoft office : Word, Excel, Power Point, Agenda et courrier électronique;
•  Ouverture et intérêt pour les nouveaux outils émergents en lien avec l’Intelligence artificielle
• Gestion financière informatisée;
• Discrétion et confidentialité de mise;

• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome dans un environnement complexe et en mouvement demandant beaucoup de rigueur;
• Initiative, autonomie, professionnalisme, rigueur, sens développé de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités;
• Orientation service à la clientèle et souci de l’excellence;
• Grande aptitude pour la mobilisation d'équipes de travail, la concertation et excellentes habiletés de relations interpersonnelles;
• Habileté de communication démontrée pour établir de bons liens de fonctionnement avec les autres secteurs du Collège ainsi qu'auprès des organismes et intervenants de l'externe.