Technicien.ne en administration – Accueil recherche clinique

Sous la supervision de la Coordonnatrice des activités opérationnelles en recherche clinique, le technicien en administration joue un rôle essentiel en offrant un accueil chaleureux et efficace aux patients et participants. Il fournit également un appui administratif et opérationnel aux équipes de recherche, notamment en ce qui concerne la gestion et l'organisation des rendez-vous, la réservation et l'utilisation des salles d'examen clinique, ainsi que la préparation des visites des moniteurs de recherche

Responsabilités

Comme technicien(ne) en administration, cette personne sera responsable de :

Volet Accueil recherche clinique

• Accueillir les patients/participants à la recherche, vérifier leur identité et enregistrer leur arrivée dans le système de gestion de rendez-vous eClinibase;
• Valider et mettre à jour les informations personnelles des patients/participants dans le système et voir à l’impression des étiquettes d’identification lorsque requis;
• Diriger les patients/participants à la recherche vers leur lieu de rendez-vous en donnant des directives appropriées;
• Respecter la confidentialité des données traitées;
• Assurer la gestion des communications reçues dans les boîtes courriels communes;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Volet Soutien aux équipes de recherche clinique

• Vérifier, à chaque matin, l’ouverture des salles d'examen clinique, de consultation et de prélèvements sur les étages de la recherche clinique et s’assurer que tout le matériel nécessaire est mis à disposition des équipes pour le bon déroulement des cliniques;
• Vérifier quotidiennement que le contenu des coffrets d’urgences médicales est sécurisé;
• Procéder à l’entretien trimestriel/annuel des enceintes biologiques utilisées en recherche clinique.
• Vérifier quotidiennement que les réservations des salles d’examen clinique et de monitoring correspondent aux rendez-vous planifiés
• Assurer régulièrement l’approvisionnement en fournitures médicales dans les salles de prélèvements et autres espaces dédiés à la recherche clinique;
• Effectuer une vérification mensuelle des dates de péremption du matériel dans les utilités propres réservées à la recherche ainsi que du matériel présent dans les salles d’examen clinique, les salles de prélèvements et tout autre espace dédié à la recherche clinique;
• Planifier et donner des formations pour le personnel de recherche clinique qui utilise le système de prise de rendez-vous eClinibase et par la suite apporter soutien et assistance aux utilisateurs;
• Assister les équipes pour l’impression de formulaires et les demandes d’impression auprès de l’imprimerie via le logiciel Printo;
• Effectuer le suivi des demandes d’archivage papier;
• Effectuer les commandes de matériel et de fournitures de bureau pour le service de soutien en recherche clinique;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.