Adjoint à l’administration - Formabois

Firme-conseil travaillant en étroite collaboration avec diverses entreprises et organismes à travers le Québec, Coefficient RH recrute, développe et mobilise des talents. En manifestant un intérêt envers cet emploi, vous serez d’abord contacté par quelqu’un de l’équipe de Coefficient RH afin de répondre à vos questions et s’assurer que cet emploi correspond réellement à vos attentes.

À propos

Créé il y a 25 ans, Formabois est le Comité sectoriel de main-d’œuvre du bois. En réponse aux besoins du milieu, des travailleurs et travailleuses, des employeurs et d’autres partenaires de l’industrie de la transformation du bois ont alors décidé de s’unir autour d’une même table afin de discuter des enjeux de main-d’œuvre du secteur de la transformation du bois. Loin d’être banale, cette concertation était une première dans l’industrie au Québec.

Fidèle à ses valeurs fondatrices, Formabois entretient une culture organisationnelle teintée par la concertation des partenaires.

L’expertise de Formabois passe entre autres par le développement des compétences de la main-d’œuvre du secteur du bois et la création d’outils de gestion des ressources humaines.

Dans le but de poursuivre sa mission d’excellence et d’efficacité, Formabois souhaite ajouter à son équipe un nouvel adjoint ou une nouvelle adjointe à l’administration.

Principales responsabilités :

Volet administratif

• Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée;
• Effectuer la rédaction, la révision, la correction de divers documents et en faire la gestion de manière confidentielle;
• Recevoir, trier et distribuer le courrier ainsi que les demandes de renseignements reçues par téléphone et courriel;
• Établir et tenir à jour des systèmes manuels et/ou informatisés de classement des dossiers;
• Coordonner les procédures de bureau;
• Assister le directeur général dans l’administration et la gestion des ressources matérielles de Formabois ainsi que dans les activités de bureau utiles à son bon fonctionnement dont la logistique des projets en cours;
• Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel au besoin;
• Collaborer dans divers dossiers de projets de formation;
• Fournir un soutien administratif aux autres membres de l’équipe dans la réalisation de projets et initiatives selon les besoins;
• Traiter avec les fournisseurs;
• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau, effectuer l’achat et en faire la réception;
• Coordonner les réparations de l’équipement de bureau;
• Mettre à jour la boîte vocale de l’organisation s’il y a lieu;
• Toutes autres tâches liées à l’administration et au secrétariat.

Conseil d’administration

• Préparer les réunions du conseil d’administration, de l’assemblée générale et de tout autre comité ou groupes de travail de Formabois;
• Assister aux rencontres du conseil d’administration et de l’assemblée générale de Formabois et agir comme secrétaire de réunion;
• Coordonner et rédiger des comptes rendus et procès-verbaux, des résolutions et différents textes de Formabois;
• Assister le directeur général dans le suivi des différents mandats auprès du conseil d’administration et à l’assemblée générale.

Activités de développement

• Établir, développer et/ou maintenir le réseau de contacts de Formabois avec le secteur.

Profil recherché :

Brièvement, nous recherchons une personne dont la maturité et la stabilité s’allieront de pair et feront qu’à la lecture du descriptif suivant vous vous reconnaitrez comme étant la personne souhaitée pour cet emploi :

• Vous appréciez la collaboration en équipe, l’entraide et travaillez toujours avec le souci de mettre de l’avant les valeurs de l’entreprise dont le respect;
• Vous possédez un excellent sens de la débrouillardise, de l’initiative et de l’autonomie;
• Vous êtes une personne proactive et ne vous contentez pas d’exécuter simplement les tâches préexistantes;
• Vous excellez dans la gestion des priorités et exécutez le travail rapidement, avec précision et efficacité;
• Vous êtes une personne naturellement orientée vers le service à la clientèle.

Exigences et qualifications :

• Détenir un Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou tout autre domaine lié à l’emploi combiné à une expérience pertinente;
• Excellente maîtrise de la Suite office dont Excel;
• Connaissance du code Morin sera considéré comme un atout;
• Excellent niveau de français tant à l’oral qu’à l’écrit.

Conditions de travail :

• Assurances collectives défrayées à 50% par l’employeur;
• Télémédecine;
• 4 semaines de vacances plus 2 semaines pendant la période des Fêtes;
• Congés fériés au-delà des normes du travail;
• 12 Congés de maladie par année;
• Journée de congé à votre anniversaire;
• Programme de conciliation travail et vie personnelle;
• Café offert gracieusement.

Horaire de travail :

• Télétravail possible selon la politique en vigueur;
• Horaire d’été 4 jours/semaine, de la St-Jean Baptiste à la Fête du Travail;
• Horaire flexible 28 ou 35 heures/semaine avec possibilité sur 4 jours.

Entrée en fonction : Automne 2024 / Hiver 2025 | Lieu : Québec

Toutes les candidatures seront traitées avec grande confidentialité. Par ailleurs, nous tenons à vous remercier de votre intérêt à joindre l’équipe.