Agent.e de soutien administratif, classe 1

No de concours : 2425-ST-006| No de poste : 865-505-02
Service: Formation aux adultes, aux entreprises et aux organisations
Statut : Personne salariée temporaire remplaçante à temps complet
Supérieure immédiate : Martine Gervais
Titulaire : Arlette Ngando Hendo

Période : Dès que possible, pour une durée indéterminée*;
Salaire : 24,36$ à 27,24$ de l’heure;
Horaire : Du lundi à vendredi, de 8h00 à 16h00;
Lieu de travail : 6220 rue Sherbrooke Est, Montréal.

*jusqu’au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.
 

Effectuer les opérations relatives à l’accueil de la clientèle, la réception et la transmission d’information :

• Recevoir et traiter les appels téléphoniques pour l’ensemble du collège;

• Recevoir et traiter les courriels, fournir des renseignements d’ordre général sur les différents programmes et services offerts à la formation continue, notamment au campus du 6220;

• Accueillir les visiteurs, les renseigner et les diriger vers le service approprié.

Offrir un soutien administratif général pour divers dossiers de son service :

• Effectuer les démarches nécessaires à la réception des demandes d’admission, entre autres :

  • Valider l’information et la documentation requise;

  • Créer le dossier dans le système Clara;

  • Recevoir et traiter le paiement;

  • Aider les personnes à remplir une demande d'admission.

Effectuer des travaux administratifs de soutien nécessaires aux opérations quotidiennes, entre autres :

• Inscrire les gens à des séances d’information et aux alertes, en assurer le suivi nécessaire;

• Imprimer, préparer et tenir à jour divers documents;

• Tenir à jour le tableau de bord;

• Mettre à jour le PPT servant à la diffusion de l’information sur les écrans du campus 6220.

Collaborer à la logistique des activités quotidiennes de la formation continue, entre autres :

• Ouvrir et préparer les dossiers étudiants relatifs aux demandes d’admission;

• Relancer les candidats en cas de dossier incomplet;

• Effectuer les tâches relatives au paiement des session et du stationnement.

Collaborer à la préparation et à la réalisation des divers sondages de la formation continue, notamment :

• Compiler et saisir des données.

Effectuer les travaux administratifs relatifs aux opérations quotidiennes du service :

• Assurer la réception de marchandises et du courrier, procéder à leur distribution et au traitement

• Effectuer diverses tâches nécessaires au bon déroulement des activités, entre autres :

  • Offrir du soutien aux usagers des photocopieurs;

  • Faire des appels de service.

• Effectuer le gardiennage du campus et aviser le service de sécurité en cas d’anomalie.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel informatiques;
• Posséder une bonne connaissance des logiciels Outlook et TEAMS.

• Connaître le logiciel Clara;
• Faire preuve d’initiative et d’autonomie;
• Connaissance de OneNote.