S-24-258 | Technicien ou technicienne en administration - Profil organisation scolaire

Détails du poste

Titre :

 Technicien ou technicienne en administration - Profil organisation scolaire

École / Centre / Département :

  Centre administratif - Services pédagogiques

Lieu :

 Magog, Québec 

% de tâche :

 35 heures par semaine 

 Du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h00

Taux horaire :

 $26.38 - $35.22 

Superieur :

 Directrice des services pédagogiques

Sommaire de l’emploi 

Le travail principal et habituel d'un employé de cette classe d'emploi consiste à effectuer diverses tâches techniques reliées à l'élaboration et à la mise en œuvre de normes et d'activités reliées aux opérations administratives. Dans le cadre de ses fonctions, l'employé peut assister des professionnels et des cadres supérieurs.

Description des tâches

FONCTIONS CARATÉRISTIQUES

SPÉCIFIQUES AU DOSSIER D'ORGANISATION SCOLAIRE

• Sous la supervision de la direction des services éducatifs, l'employé(e) adapte et applique les procédures nécessaires à l'organisation des opérations administratives : inscription des élèves, déclaration d'inscription des élèves, examens, préparation des bulletins et des attestations d'études, horaire des cours d'été.
• Il ou elle recueille les données nécessaires à l'inscription des étudiants et au choix des cours ; il conçoit et adapte un formulaire à cette fin ; il s'assure que les formulaires sont retournés une fois remplis, apporte les corrections approuvées et compile les statistiques nécessaires à l'élaboration d'un horaire.
• À l'aide du logiciel approprié, il ou elle effectue des analyses, des extractions et des opérations particulières et prépare des rapports visant à contrôler ou à respecter la procédure prescrite pour des matières telles que la gestion de l'inscription des élèves, la préparation des bulletins et la sanction des études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d'élèves, les codes permanents des élèves, les absences des élèves, la suppléance, le transport scolaire, les défaillances et diverses listes ou rapports à transmettre, notamment, au Ministère. Elle met à jour les dossiers des élèves.
• Assure la formation et offre le soutien requis en matière de procédures d'organisation scolaire et d'utilisation de divers logiciels aux personnes impliquées dans ces opérations ;
• Peut être appelé à répondre à des demandes d'information provenant de ses collègues, de l'administration ou des parents.

AUTRES TÂCHES LIÉES À LA POSITION

• Il développe et adapte les méthodes et procédures de travail et veille à leur application dans le cadre de la réalisation des activités courantes dans certains secteurs.
• Il collabore à l'analyse des dossiers, participe à l'élaboration des normes et veille à leur application.
• Il applique ou adapte les techniques de gestion à la réalisation d'activités administratives spécifiques et aux opérations courantes.
• Il prépare des rapports destinés aux organisations concernées et en assure la diffusion.
• Il utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires à l'exercice de ses fonctions. Il effectue des recherches sur Internet et peut être amené à aider un membre du personnel à utiliser des logiciels spécifiques à son travail.
• Il ou elle peut être amené(e) à former des techniciens moins expérimentés et à coordonner le travail du personnel de soutien dans l'exécution de tâches liées à la mise en œuvre de programmes impliquant des opérations techniques dont il ou elle est responsable.
• Le cas échéant, il accomplit toute autre tâche connexe.
   

Profil recherché

Scolarité

Répondre à l'un des profils suivants: 

1. Être titulaire d'un diplôme d'études collégiales en techniques de l'administration générale ou en autres techniques appropriées à la classe d'emplois
2. Être titulaire d'un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience et autres exigences 

1. Bilingue, anglais et français (à l'oral et à l'écrit)
2. Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement d'Excel, de Word, de SharePoint, et de Teams ainsi que l'environment Google.
3. La connaissance de GPI sera considérée comme un atout.
4. Bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
5. De solides compétences organisationnelles
6. Forte capacité à travailler sous pression et à respecter des délais stricts 
7. Expérience dans un rôle similaire sera considérée comme un atout.
    

Le processus d'évaluation pour ce poste inclus des tests administratifs.