Description
DESCRIPTION
Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.
Elle est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions de la personne qu'elle assiste auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.
Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.
Elle assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.
Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.
FONCTIONS SPÉCIFIQUES* Effectuer des tâches administratives et de bureau pour l'équipe de direction ;* Prendre les appels et gérer les emplois du temps, y compris l'organisation des voyages, des réunions et des événements ;* Préparer des rapports et des données financières ;* Former et superviser d'autres employés administratifs ;* Contribuer à la planification de la formation des employés ;* Analyser les mémos, les notes et les rapports reçus ; rédiger et envoyer des présentations et des rapports au nom de l'équipe de direction ; coordonner la rédaction, la production et la présentation de ces documents ;* Établir l'ordre du jour des réunions et les organiser ;* Rédiger des procès-verbaux et des rapports ;* Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par l'équipe de direction ;* Gérer plusieurs dossiers simultanément et les mener à bien ;* Assurer la liaison avec les cadres internes et avec les différents partenaires externes, les services gouvernementaux et/ou d'autres organisations ou associations.
EXIGENCES
Éducation :
- Diplôme d'études secondaires.
Expérience :
- Deux (2) ans d'expérience administrative pertinente avec des responsabilités similaires ;
- Une expérience dans le domaine des systèmes d'information sur la santé est un atout.
Connaissances et habiletés :
- Bonne connaissance du travail de bureau classique ;
- Solides compétences organisationnelles : établir des priorités, classer, organiser et archiver des documents et des dossiers ;
- Bonne connaissance des applications informatiques (Word, Excel, PowerPoint, vitesse de frappe de 40 ppm) ;
- Familiarité avec la terminologie médicale ;
- Courtoisie ;
- Esprit d'équipe ;
- Autonome, flexible et discret ;
- Capable de travailler sous pression, de manière indépendante, avec très peu de supervision ;
- Responsable, attentif, motivé ;
- Pragmatique, orienté vers les détails, analytique, proactif ;
- Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale) ;
- Orienté vers le service à la clientèle ;
- Connaissance du réseau et des règles administratives du MSSS (un atout).
LANGUES* Maîtrise de l'anglais et du français;* La maîtrise du cri est un atout.
