Description
Le/la titulaire du poste analyse les besoins, assure la conception et applique des techniques professionnelles dans le domaine des méthodes et systèmes administratifs afin d'améliorer les processus de gestion de la Direction.
FONCTIONS PRÉCISES* Offrir un soutien administratif dans le fonctionnement quotidien du service;* Évaluer les besoins de la Direction des communications en matière de soutien;* Recommander, mettre en place, établir et maintenir un système administratif approprié;* Participer à la planification des communications, soit en offrant un soutien direct à l'équipe de Direction des communications, soit en travaillant en collaboration avec le personnel responsable de ce mandat;* Évaluer les besoins en matière de production de rapports pour appuyer la Direction des communications; recommander, rédiger, établir et produire les rapports appropriés;* Aider à la gestion des communications en ce qui a trait à la planification et la préparation des documents à présenter aux comités et aux réunions;* Fournir à l'équipe des communications une expertise administrative et logistique; * Soutenir la collecte et l'analyse des données au sein de l'équipe, de l'organisation et des partenaires;* Élaborer et tenir à jour des outils de suivi et de production de rapports pour la direction;* Collaborer avec l'équipe de la Direction des communications afin d'offrir un soutien administratif pour l'organisation d'événements et d'activités pour la direction et le CCSSSBJ; * Diriger ou soutenir l'élaboration et la mise en œuvre d'outils et de documents administratifs en appui à l'équipe, y compris des politiques, des procédures et des programmes; * Fournir des statistiques et en faire l'analyse, produire des indicateurs, des mesures de performance et des tableaux de bord;* Contribuer à la planification et à la logistique des réunions de la direction, notamment en rédigeant et en distribuant les procès-verbaux des réunions;* Aider à la préparation des ordres du jour, des présentations PowerPoint, des mesures de suivi et des notes;* Soutenir l'équipe de direction dans la tenue du budget opérationnel pour le service en ce qui a trait à la préparation, au suivi et au compte rendu des dépenses.
Formation et expérience :
- Baccalauréat en sciences de l'administration ou dans une autre discipline pertinente;
- Trois (3) ans d'expérience pertinente en administration.
Connaissances et aptitudes :
- Connaissance des techniques, pratiques et systèmes administratifs, de la gestion budgétaire, de l'analyse de données, de la production de rapports et des systèmes d'information;
- Connaissance du réseau, des politiques et des programmes du MSSS, ainsi que des règlements administratifs;
- Connaissance des modèles, tendances et enjeux relatifs aux Premières Nations à l'échelle du pays;
- Aptitudes relatives aux procédures administratives et à la planification et la surveillance de programmes, y compris la rédaction de manuels sur les politiques et les programmes et le développement de systèmes d'assurance de la qualité des activités administratives;
- Excellentes aptitudes pour le leadership et le travail d'équipe;
- Solides capacités à résoudre des problèmes;
- Compétences approfondies en matière d'organisation, de gestion de projet et de communication;
- Aptitude à transmettre des connaissances théoriques et pratiques dans un contexte d'encadrement et de formation;
- Sens des responsabilités, réflexion critique, ingéniosité et vigilance;
- Autonomie et flexibilité;
- Succès professionnel attesté en matière de systèmes administratifs dans un environnement de recherche similaire;
- Excellente connaissance des applications bureautiques (MS Word, Excel, Project et PowerPoint).
LANGUE
Maîtrise de l'anglais;
Maîtrise de la langue crie et du français (un atout).
AUTRE* Personne prête à voyager occasionnellement, au besoin.
