TITRE DU POSTE : Adjoint administratif – médical
STATUT D’EMPLOI : Poste permanent à temps plein
SALAIRE (CLASSE 4) : Conformément à l’échelle en vigueur (entre 27,38 $ et 37,70 $ salaire horaire)
HEURES/SEMAINE : 32 heures
SUPERVISEUR : Coordonnateur clinique – santé physique et publique
Sommaire des responsabilités: Dans le respect de la mission et des priorités du Conseil des Anicinapek de Kitcisakik (CAK) ainsi qu’en regard des orientations, des valeurs et des politiques du Centre de santé de Kitcisakik (CSK), le/la titulaire assume diverses tâches cléricales pour le secteur de la santé physique et publique. Il/elle travaille également en étroite collaboration avec la secrétaire - réceptionniste de l’organisme en lui offrant aussi un soutien technique, administratif et logistique.
Plus spécifiquement:
- Fournit un support clérical à l’ensemble du personnel relevant du secteur de la santé physique et publique notamment dans la gestion des activités liées au services des membres de la communauté en matière de transport pour raison médical;
- Collabore à la planification, l’organisation et la coordination des demandes d’autorisation de TRM pour les membres de la communauté, de concert, avec son supérieur immédiat;
- S’assure de disposer d’une liste quotidienne de rendez-vous médical à effectuer et à confirmer auprès de chacun des clients référés ainsi qu’au chauffeur dédié au TRM;
- Contact l’établissement de santé de référence afin de prendre un rendez-vous pour le client;
- Informe par téléphone le client d’un rendez-vous médical pour celui-ci à l’extérieur pour des raisons de santé, la réservation d’un transport à cet effet ainsi que les arrangements de séjour le cas échéant;
- Informe le client qui désire utiliser leur propre moyen de transport de la politique de remboursement des coûts de transport et autres frais en vigueur;
- Communique au besoin avec l’un ou les professionnels de la santé de l’établissement de référence et auprès de l’agent de liaison au TRM du Service Autochtone Canada (SAC) pour la communauté afin de s’assurer d’un service de qualité et culturellement sécurisant pour le client (par ex. : disponibilité sur place d’un interprète);
- S’assure que le client détient tous les documents nécessaires pour son rendez-vous de consultation médicale ou de traitement en conformité avec les exigences de l’établissement de référence;
- Tient à jour un livre de bord d’inscription pour tous les patients utilisant le service TRM comprenant des informations sur l’identité de l’établissement de santé de référence, la raison de la consultation et autres données à des fins de reddition de compte;
- Collaborer à la production de rapports administratifs en vue de faciliter la reddition de compte auprès des bailleurs de fonds entourant l’utilisation des ressources consacrées au TRM;
- Fournit une aide technique et bureautique au bon fonctionnement du service dont la prise de rendez-vous médicaux, la rédaction de l’horaire de garde du personnel infirmier, la production et/ou la mise à jour de divers documents (par ex. : procédés de soins), etc.;
- Effectue les réservations de salle pour les rencontres de services;
- Assume la coordination des rendez-vous pour les diverses cliniques offertes à la clientèle à partir d’une liste élaborée par son supérieur immédiat;
- Procède à l’accueil de la clientèle et/ou du visiteur et informe l’intervenant ou la personne appropriée de l’arrivée de ce dernier;
- Répond aux appels téléphoniques, effectue le transfert à la personne ou au service approprié et/ou prend les messages le cas échéant;
- Transmet les demandes de renseignements généraux reçues par téléphone ou par courrier électronique pour toutes questions en lien avec les opérations du centre de santé (par ex. : heures d’ouverture, prise de rendez-vous médical, horaire des cliniques, etc.);
- Communique de l’information aux membres du personnel à la demande de son supérieur immédiat ou de la part de la DSMEC;
- Accuse réception du courrier postal ou autres documents reçus par télécopieur et en informe les personnes concernées;
- Prépare et effectue les divers envois soit par courrier postal ou télécopieur ainsi que les colis à la demande de son supérieur immédiat;
- Effectue les photocopies autorisées à la demande du personnel et son supérieur immédiat;
- Effectue l’inventaire des fournitures médicales et de bureau, dresse une liste à commander et l’achemine à son supérieur immédiat;
- Participe aux réunions administratives convoquées par son supérieur immédiat;
- Tient à jour ses connaissances en lien avec son domaine d’activités et participe aux activités de formation continue offertes par son employeur;
- Informe son superviseur immédiat de toute anomalie ou problématique susceptible d’engendrer un impact négatif sur la qualité et la sécurité des services offerts aux membres de la communauté;
- Effectue à la demande de son superviseur immédiat ou la direction toutes autres tâches connexes en lien avec son domaine d’activités.
Prérequis et conditions d'embauche:
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ;
- Expérience d’au moins deux (2) ans dans un poste similaire;
- Maîtrise de la langue anicinapek constitue un atout;
- Permis de conduire valide et consentement à une vérification de dossier judiciaire.
Habiletés et attitudes recherchées:
- Habiletés relationnelles et de communication du français à l’oral et écrit
- Capacité de travailler en équipe;
- Autonomie, sens des responsabilités et débrouillardise
- Habiletés à utiliser des outils informatiques (par ex. : courriel, Microsoft Office, internet, etc.);
- Discrétion et respect de la confidentialité.
Comment postuler : Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur curriculum vitae et une lettre de présentation
décrivant leurs qualifications et leur vision pour le poste d’Adjoint administratif - médical. Veuillez
envoyer votre candidature à jean.guillemette@kitcisakik.ca en indiquant comme objet » Candidature
au poste d’Adjoint administratif - médical «.
Date limite de candidature : 21 avril 2025
Les candidatures ne seront pas acceptées après la date de clôture.
Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés
