Commis de chantier/Adj. adm.

• Traiter toute la correspondance relative à la gestion d'un projet de construction dont :
  • Fournir et préparer les documents liés à l’ouverture des projets et gérer les documents administratifs du contrat;
  • Effectuer la mise en page, production et traduction de plusieurs documents en lien avec la gestion de projet;
  • Préparer, mettre à jour et distribuer les plans de travail pour les nouveaux chantiers.
  • Préparer les documents nécessaires à la gestion du chantier et les remettre aux contremaitres;
  • Aider à la préparation des réunions de démarrage de projet (kick off meeting). Remettre les dossiers aux contremaîtres, organiser les réunions, tenir à jour le calendrier, etc.;
  • Préparer et mettre à jour les différents tableaux de suivi (suivi administratifs, suivi de budget, suivi de l'ingénierie, calendrier des rencontres, échéanciers des travaux, etc.);
  • Assurer une communication soutenue avec les différents clients et sous-traitants pour les aviser des imprévus et ou des changements.

• Assurer le lien administratif entre les chantiers et le département d’administration dont :
  • Répertorier les feuilles de temps des travailleurs, les traiter et les transmette à la paie;
  • Préparer les coûts de projets dans Maestro et les fournir aux gérants de projets;
  • Préparer et rédiger les extras et remettre aux gérants de projets;
  • Rédiger et archiver toutes les communications, procès-verbaux de réunions et transmissions contractuelles;
  • Coordonner les commandes de biens et de services, entrer les données dans le système;
  • Assurer le suivi et jumelage des bons de commandes et les factures pour le contrôle de coûts du projet;
  • Préparer les comptes de dépenses des gestionnaires et les faire parvenir à la paie;
  • Confirmer la réception des commandes au chantier et faire approuver les factures.

• Maintenir une collaboration continue avec les intervenants de l’entreprise, RH, SST, Magasin, etc.;
  • En collaboration avec les ressources SST, assurer la transmission des documents reliés aux accidents de travail et faire le lien avec le service RH;
  • Préparer la mobilisation et l’intégration des nouveaux personnels incluant l’accès au chantier en collaboration avec les ressources RH;
  • Coordonner les activités de formation ponctuelles en chantier avec le service RH;

• Des mandats spécifiques pourraient s’ajouter au fil du temps, selon les compétences et/ou l’enrichissement de la tâche ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par ses supérieurs.
  

• DEC en Techniques administratives, AEC Bureautique-comptabilité, DEP en Comptabilité;
• Expérience 2 ans minimum en chantier de construction;
• Connaissance du processus de gestion de projet;
• Excellent français parlé et écrit;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office, Excel et Maestro;
• Expérience dans une entreprise de la construction (un atout);
• Bilinguisme fonctionnel;
• Carte ASP Construction obligatoire.
  

APTITUDES RECHERCHÉES

• Autonome et rigueur ;
• Capacité à gérer la pression ;
• Efficacité dans le multi-tâches ;
• Travail d’équipe.
• Excellente communication interpersonnelle ;
• Sens de la planification et de l’organisation ;
• Souci de la confidentialité.