Adjoint(e) de direction

Principales fonctions : Sous la supervision du chef de la direction, le rôle de l’adjoint(e) administratif(ve) consiste à assurer la circulation de l’information au sein de l’entreprise. Il/Elle met à profit son sens de l’organisation et ses compétences pour apporter un soutien administratif à l’équipe de direction, au département d’estimation et aux projets. Il/Elle est responsable de réaliser les tâches de secrétariat et celles relatives aux demandes lors de soumissions. Il/Elle doit faire la rédaction de divers documents à la demande du supérieur et des collègues. Plus spécifiquement :

Bureau

• Répondre aux demandes des membres de la direction
• Superviser la tâche de l’adjointe administrative
• Rédiger le compte-rendu des réunions du Comité de direction
• Offrir un support administratif à différents départements
• Classer, archiver et informatiser des documents relatifs aux soumissions et aux contrats
• Tenir à jour différentes listes et/ou registres
• Tenir à jour et attribuer les numéros de contrats
• Documenter et mettre à jour les dossiers de qualification sur différentes plateformes de gestion
• Effectuer le paiement des renouvellements pour RBQ et Cognibox
• Acheminer les cautionnements de licence auprès de la RBQ
• Tenir une petite caisse
• Effectuer les dépôts bancaires
• Effectuer la création de publipostage
• Faire la correction des différents documents interne, dont le journal trimestriel de l’entreprise

En période de soumission

• Commander et télécharger les documents de soumission
• Voir à l’exactitude des documents reçus et/ou téléchargés
• Créer les dossiers de soumissions sur SharePoint
• Création de groupes de distribution pour diffusion de l’information
• Documenter et préparer le formulaire de soumission à déposer
• Faire des copies des documents de soumissions aux membres de l’équipe travaillant sur le projet
• Tenir à jour les addendas
• Commander les cautionnements de soumissions
• Voir à la conformité du dépôt des soumissions
• Organiser le transport pour aller porter une soumission si nécessaire
• S’assurer des conformités ISO dans les dossiers de soumissions
• Former et donner du support aux nouvelles adjointes administratives des autres divisions

Support pour les chantiers

• Créer les projets sur SharePoint
• Commander les cautionnements et les certificats d’assurance des projets
• Acheminer les documents exigés par le Donneur d’ouvrage

Exigences :

• Détenir un diplôme d’études professionnelle en secrétariat ou l’équivalent
• Expérience dans le domaine de la construction (un atout)
• 5 ans d’expériences dans un poste similaire
• Maîtrise de la Suites Offices
• Excellentes connaissances du français
• Connaissance de l’anglais (un atout)
• Habilité avec Office 365
• Facilité à travailler sur différentes plateformes

Profil de la personne recherchée :

• Sens de l’initiative
• Entregent
• Débrouillardise
• Autonome
• Rapidité d’exécution
• Capacité à travailler sous-pression
• Gestion des priorités

Conditions de travail :

• Poste permanent / temps plein
• Emploi à Saguenay
• Gamme complète d’avantages sociaux
• Gym privé accessible à Saguenay pour les employés
• Club social
• Conciliation travail-vie personnelle