Adjoint administratif & locatif

En tant qu'adjoint administratif & locatif, vous occuperez un rôle clé au sein de notre organisation, apportant un soutien essentiel à la direction générale et à l’ensemble de l’équipe pour garantir le bon fonctionnement et le succès continu de la Coopérative. Vous serez responsable de fournir une assistance administrative de haut niveau, de coordonner les activités internes et de contribuer à la gestion de la satisfaction de la clientèle.

- Horaire : 40 h/semaine | mardi au samedi de 8 h 30 à 16 h 30

Relevant directement de la direction générale, tes tâches consisteront à :

Responsabilités principales :

Soutien administratif : Gérer les tâches administratives quotidiennes, y compris la gestion des courriers électroniques, la rédaction de correspondance, la préparation de documents et la tenue de dossiers. Assurer une communication fluide entre la direction et les différents départements.

Soutien à la direction : Gérer le calendrier de la direction en planifiant et en coordonnant les rendez-vous, les réunions et les engagements professionnels. Planifier, coordonner et organiser les réunions de direction, y compris la réservation de salles, la préparation de l'ordre du jour, la distribution des documents nécessaires et le suivi des actions.

Service à la clientèle : Accueillir la clientèle et fournir des renseignements généraux à propos du Grand Marché. Répondre au téléphone et aux courriels. Prendre connaissance des diverses demandes et les rediriger aux personnes concernées.

Communications internes : Faciliter la communication interne au sein de l'entreprise en relayant les informations importantes, en veillant à ce que les politiques et les procédures soient suivies, et en étant un point de contact clé pour les employés et les départements.

Projets spécifiques : Participer à des projets spécifiques assignés par la direction, en fournissant une assistance et un soutien pour la mise en œuvre de nouvelles initiatives et l'amélioration des processus.

Gestion de l'information confidentielle : Traiter et gérer de manière confidentielle les informations sensibles, en assurant la sécurité des données et en respectant les normes éthiques et professionnelles.

Tâches spécifiques :

• Gestion de la plateforme de location et les outils qui y sont liés. Répondre aux demandes de locations en lien avec les emplacements disponibles, préparer les propositions de locations, établir les contrats et les transmettre aux commerçants;
• Accueillir les commerçants de passages (pop-up);
• Être la personne ressources afin d’offrir une expérience unique et positive pour les commerçants éphémère présents;
• Gestion des chèques-cadeaux du GMQ;
• Gestion du système de carte d’accès et du registre de clé;
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences requises :

Détient un diplôme d’études collégiales en bureautique / administration;

Une expérience minimum de 3 ans dans un poste similaire, avec des responsabilités semblables;

Expérience et intérêt pour le milieu agroalimentaire (Atout)

Grandes aptitudes relationnelles et discrétion;

Démontre un grand sens de l’autonomie, de la gestion des priorités et de l’organisation;

Maitrise de la langue française autant à l'écrit qu'à l'oral;

Détient une très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, Teams, Power Point, Outlook);

Aisance avec les outils technologiques;

Connaissance de la suite Adobe (Acrobat, InDesign, Photoshop, Illustrator) est un atout.

Nous recherchons une personne dynamique, proactive et polyvalente pour occuper ce rôle essentiel au sein de notre équipe. Si vous possédez les compétences nécessaires et êtes prêt(e) à relever ce défi, nous serions ravis de recevoir votre candidature.