Agent(e) de soutien administratif (recherche et développement)

RAISON D’ÊTRE

Nous recherchons un membre de l'équipe de soutien administratif très organisé et proactif pour aider à la gestion des données pour les affaires réglementaires et soutenir l'équipe des ventes dans le suivi des clients en ce qui concerne les plaintes et les expéditions d'échantillons. Ce rôle implique la saisie de données dans différents portails et systèmes de base de données, en s'assurant que toutes les données sont exactes, en gérant les demandes des clients concernant les plaintes, et en aidant au suivi et à l'expédition des échantillons. Le candidat idéal doit posséder de solides compétences en communication, avoir le souci du détail et être capable de gérer plusieurs tâches dans un environnement en constante évolution.

Principales tâches

• Maintenir et mettre à jour les bases de données et les systèmes pour les dossiers réglementaires, Item Master, GS1, et les portails clients.
• Soutenir les équipes des affaires réglementaires et des ventes en organisant les données et en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient rapportées avec précision.
• Coordonner avec l'équipe des ventes le suivi des expéditions d'échantillons, en veillant à ce que tous les échantillons soient envoyés conformément aux demandes des clients et aux exigences réglementaires.
• Traiter, suivre et vérifier les expéditions d'échantillons, y compris la documentation, les formulaires de douane et les confirmations de livraison.
• Communiquer avec les clients pour les informer de l'état d'avancement des envois d'échantillons et pour répondre à d'autres demandes.
• Préparer et envoyer la correspondance relative aux demandes d'échantillons.
• Assurer le suivi des arriérés de paiement pour veiller à ce qu'ils soient résolus en temps utile.
• Contribuer à la création et à la mise à jour de rapports à usage interne et de rapports réglementaires relatifs aux activités de vente et aux envois d'échantillons.
• Veiller au respect des règles de protection des données lors du traitement des informations relatives aux clients et à la réglementation.
• Effectuer d'autres tâches administratives, selon les besoins, pour soutenir les équipes chargées des ventes et des affaires réglementaires.

Qualifications :

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent ; une certification supplémentaire en administration de bureau, en gestion de données ou en affaires réglementaires est un atout.
• Expérience préalable dans des fonctions de bureau, d'administration ou de service à la clientèle, de préférence dans un environnement réglementaire, commercial ou logistique.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes aptitudes à la communication, tant écrite qu'orale, et capacité à faire preuve de professionnalisme dans les relations avec les clients.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de la gestion de bases de données.
• Capacité à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais dans un environnement en constante évolution.
• Souci du détail et capacité à tenir des registres précis et à veiller au respect des réglementations.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et capacité à travailler de manière indépendante ou au sein d'une équipe.

Compétences souhaitées :

• Expérience en gestion de données.
• Familiarité avec les processus d'expédition d'échantillons et les exigences en matière de documentation.
• Connaissance des systèmes de suivi des plaintes et des pratiques de service à la clientèle.
• Capacité à s'adapter à l'évolution des priorités et des exigences du secteur.

Conditions de travail :

• Poste à temps plein dans un bureau.
• Des heures supplémentaires occasionnelles peuvent être nécessaires pour respecter les délais fixés par les clients et la réglementation.
• Salaire compétitif et ensemble d'avantages sociaux.

Pour postuler : Veuillez envoyer votre CV accompagné d'une lettre de motivation détaillant votre expérience en matière de soutien administratif, de gestion des données et de suivi des clients à:

• fmerdassi@osolemio.ca.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place

Horaire :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Formation:

• DEC (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel