Adjoint administratif

Type de contrat : Temps plein

L'Adjoint Administratif assure un rôle clé dans le soutien administratif au sein de l’équipe, en effectuant diverses tâches de gestion administrative, en organisant les dossiers et en facilitant la communication interne et externe. Il/Elle contribue ainsi au bon fonctionnement de l'organisation.

1. Gestion administrative courante :

   • Réception, traitement et distribution du courrier entrant et sortant.
   • Rédaction et mise en forme de documents administratifs (comptes rendus, courriers, notes de service).
   • Préparation et suivi des dossiers administratifs (classement, archivage, mise à jour).
   • Gestion des agendas et des plannings pour les responsables.

2. Accueil et communication :

   • Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires.
   • Gestion des demandes internes et externes, transmission des informations pertinentes.
   • Prise en charge de la correspondance et communication avec les différents services.

3. Gestion des ressources matérielles et logistiques :

   • Commande et suivi des fournitures de bureau, gestion des stocks.
   • Organisation et planification des déplacements professionnels (réservation de transports, hébergement).

4. Soutien aux équipes :

   • Assistance dans la préparation de documents pour les réunions et les présentations.
   • Mise à jour des bases de données, des tableaux de suivi, des fichiers Excel ou autres outils internes.
   • Participation à la gestion des projets administratifs en support des responsables.

5. Traitement des demandes administratives spécifiques :

   • Préparation des dossiers pour les audits internes ou externes.
   • Suivi des procédures administratives et respect des délais.

• Compétences techniques :
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
  • Connaissance des procédures administratives et des outils de gestion documentaire.
  • Maîtrise de la gestion des courriers et des documents confidentiels.
• Qualités requises :
  • Organisation, rigueur et autonomie.
  • Sens du service et bonne communication.
  • Capacité à travailler en équipe et à gérer des priorités.
• Formation et expérience :
  • Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
  • Expérience préalable en tant qu’assistant administratif ou dans un poste similaire est un atout.

• Horaires : 40 heure semaine du lundi au vendredi en présentiel
• Lieu de travail : 640 av. lépine dorval

Ce poste peut évoluer vers des responsabilités supplémentaires en fonction de l’expérience et des compétences acquises.