Adjoint(e) exécutif(ve)

L’adjoint(e) exécutif(ve) est responsable de la gestion administrative de l’organisation. Il/elle est un maillon essentiel dans la transmission d’information en provenance et à l’intention du président et de la directrice générale.

À titre de supérieur(e) immédiat(e) de l’équipe d’adjoints(es) de direction, il/elle coordonne également le travail de secrétariat effectué par son équipe et s’assure que les demandes sont traitées conformément aux orientations reçues.

Plus spécifiquement, les principales responsabilités de l’adjoint(e) exécutif(ve) et de son équipe incluent :

• Plus spécifiquement, les principales responsabilités de l’adjointe exécutive et de son équipe incluent :
• Gestion optimale des agendas et correspondances du président, de la directrice générale et de l’organisation en général ;
• Réaliser les tâches et suivi nécessaires en fonction de la planification du président et de la directrice générale ;
• Organiser, planifier et céduler des différents événements, voyages et déplacements rattachés aux calendriers du président et de la directrice générale, ainsi que des autres membres de l’organisation ;
• Assurer la réalisation et le suivi des demandes de nature administrative provenant de tous les membres de l’équipe de gestion ;
• Effectuer la gestion logistique entourant l’organisation de réunions et événements (conseils d’administration, comités exécutifs, comités internes, assemblées, etc.) ;
• Soutenir les gestionnaires concernant le suivi de projets et activités diverses organisées par ces derniers ;
• Responsable de l’administration de différentes politiques internes émanant de la direction générale ;
• Collaborer avec les directions dans la mise en place ou l’amélioration des processus administratif.

• Diplôme collégial technique (DEC) en bureautique, secrétariat, administration ou dans tout autre domaine pertinent ;
• Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire en soutien à un président ou membre de la haute direction ;
• Expérience en coordination du travail d’une équipe de soutien administratif ;
• Bonne expérience au niveau de l’organisation logistique de réunions, assemblées et autres ;
• Expérience en supervision de personnel (un atout).

• Posséder de très bonnes habiletés d’organisation et de planification ;
• Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et des échéances multiples ;
• Très bonnes connaissances des logiciels de la suite Office 365 dont le logiciel SharePoint ;
• Maîtrise parfaite du français et bonne connaissance de l’anglais ;
• Posséder la certification pour agir à titre de commissaire à l’assermentation (ou être disposé à obtenir la certification si nécessaire).

• Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau ;
• Sens de l’autonomie et de l’initiative pour réaliser de façon proactive les tâches et projets qui lui seront confiés ;
• Sens marqué pour la gestion des priorités, la flexibilité, la discrétion, la diplomatie ainsi que la confidentialité ;
• Être reconnu pour son leadership, ses capacités de mobiliser son équipe ;

Informations complémentaires

Le processus de sélection comprendra un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue.

Les personnes intéressées doivent transmettre leur candidature au plus tard le 7 juillet 2024.

Choisir les PLQ, c’est s’offrir une expérience employé comprenant :

• Un emploi sur la Rive-Sud de Montréal, à Longueuil ;
• Un mode de travail hybride (selon la politique de télétravail en vigueur) ;
• Une rémunération globale concurrentielle incluant un régime de retraite hybride (cotisations déterminées et prestations déterminées)
• Un programme d’assurance collectives ;
• Des mesures facilitant la conciliation travail et vie personnelle, divers congés ;
• Un programme de développement professionnel et de formation ;
• Des pratiques basées sur le bien-être (activités sociales, sportives) ;
• Accès à un programme d’aide aux employés, incluant la télémédecine ;
• Une atmosphère de travail conviviale et une équipe de gens passionnés ;
• Des activités sociales et sportives (des cours en salle, un boisé de 20 KM, ) ;
• Une cafétéria sur place ;
• Un stationnement vaste et gratuit ainsi qu’un accès à des bornes de recharge pour les véhicules électriques ;
• Les employés de la Maison de l’UPA bénéficient d’un accès prioritaire au CPE Les Amisculteurs.

L’Union des producteurs agricoles et ses organisations affiliées appuient la diversité, l’équité et l’inclusion et vise à créer un milieu de travail accessible, en assurant l’égalité à l’emploi. Nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter de talents variés grâce à des équipes représentatives de nos membres et des communautés que les producteurs et productrices agricoles nourrissent.