Technicienne ou technicien en gestion documentaire (Occasionnel 1 an)

Ministère du Conseil exécutif (MCE) : Direction générale de la gouvernance et de l'administration (DGGA) - Direction de la gestion documentaire et des ressources matérielles (DGDRM). Un emploi occasionnel d’un an est à pourvoir au 875, Grande Allée Est, à Québec, avec possibilité de télétravail en mode hybride (télétravail/présentiel).

L’entrée en fonction est prévue en décembre 2024.

Pourquoi choisir le MCE?

Notre ministère se distingue par :

• sa formation continue adaptée aux besoins de son personnel;
• la diversité de ses équipes de travail et de ses mandats;
• sa vision d’ensemble de l’action gouvernementale.

La fonction publique du Québec offre une foule d’avantages distinctifs. Pour en apprendre plus, consultez la section Travailler dans la fonction publique sur Québec.ca.

Mission : La mission première du ministère du Conseil exécutif (MCE) est d’appuyer le premier ministre et le Conseil des ministres dans leur rôle de direction de l’État. Il est au cœur même du processus décisionnel et constitue ainsi un environnement hautement stratégique, en constante évolution et stimulant.

La direction de la gestion documentaire et des ressources matérielles (DGDRM) offre notamment des services liés à ses champs d’expertise à l’ensemble du personnel du MCE. Elle est responsable d’offrir divers services (messagerie, réparation et déplacement de mobilier, installation murale et de gestion de biens excédentaires) aux occupants et d’assurer la bonne marche des travaux d’aménagement, en plus d’offrir un service dédié de traitement des dossiers ministériels et un centre de numérisation pour les dossiers des greffes. La DGDRM est également appelée à jouer un rôle important dans le soutien à la réalisation de cette mission en offrant un service spécialisé de traitement de la correspondance pour le Cabinet du premier ministre.

Vos défis :

• Procéder à l’ouverture, au déclassement, au versement ou à la destruction des dossiers, selon les procédures prescrites et documentées;
• Produire des recherches dans la base de données pour répondre aux demandes d'information des clients et dans le cadre d’enquêtes ou de litiges;
• Collaborer à la rédaction des aide-mémoires, des guides et des procédures destinées à la clientèle;
• Revoir les processus de traitement opérationnels de la division pour le volet documentaire ministériel et les documenter;
• Recommander des pistes de solutions dans l’application des outils et assurer la mise en place des changements;
• Former les répondants en gestion intégrée des documents et effectuer des suivis afin d’assurer l’adoption et le maintien des bonnes pratiques;
• Soutenir l’équipe technique en place lors des activités en lien avec le transfert des fichiers vers SharePoint;
• Participer à la sélection des stratégies de classement et aux tests de conformité pour en évaluer la faisabilité;
• Traiter les fichiers non transférés dans SharePoint et les intégrer dans la base de données ministérielle (SyGED) ou procéder à la destruction ou au versement.

Échelle de traitement : De 41 055 $ à 57 638 $*

*La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Il s’agit de l’échelle de traitement en vigueur au 1er avril 2022 issue de la convention collective 2020-2023 des fonctionnaires. L’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective 2023-2028.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.

Exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme d'études collégiales en documentation ou une attestation d'études pertinentes dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. La personne qui détient un diplôme d’études collégiales (DEC) non pertinent combiné à une année d’études postsecondaires pertinente peut également être admise.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Les candidats qui ne détiennent pas l’évaluation comparative liée à la scolarité exigée ne peuvent pas être embauchés.

• Posséder la citoyenneté canadienne ou le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.

Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Atouts :

Posséder de l’expérience dans la gestion des archives administratifs.

Mots-clés à rechercher à l’aide de la loupe de la section « Exigences et atouts spécifiés dans l’offre d’emploi » :

EXP - Archivages, EXP - Archiviste, EXP - Centre de documentation, EXP - Gestion des documents administratifs, EXP - Gestion documentaire - GID, EXP - Formation des clients : recherche documentaire, utilisation de banques de données, EXP - Recherche et référence, EXP - Traitement documentaire, EXP - Veille documentaire

Si vous vous démarquez par :

• votre sens des responsabilités, votre autonomie et votre rigueur;
• votre souci du détail et votre diplomatie;
• votre grand sens de l’organisation du travail et votre capacité de travailler en équipe;
• vos aptitudes à communiquer avec tact, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• votre sens développé du service à la clientèle et votre capacité à agir avec discrétion…

…le MCE a une place pour vous!

Période d’inscription : Du 15 au 28 octobre 2024, à 23 h 59.

Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et de compléter la section « Exigences et atouts » en recherchant à l’aide de mots-clés les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi. C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Aucun curriculum vitae n’est accepté par le biais d’un hyperlien ou en le joignant ni aucune candidature soumise par courrier électronique.

Seules les personnes retenues seront contactées.

Information sur le processus de sélection :

Samuel Gauthier, technicien en dotation

processus.selection@mce.gouv.qc.ca

Information sur les attributions de l’emploi :

Catherine Thibault, directrice de la gestion documentaire et des ressources matérielles

catherine.thibault@mce.gouv.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

Il vous est aussi possible de consulter le lien suivant afin d’accéder à la procédure à suivre pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne : Processus de sélection | Gouvernement du Québec.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.