Adjoint.e administratif.ive

Sous la supervision de la Directrice, administration et des TI, l’adjoint.e administratif.ve sera responsable de diverses tâches administratives et de soutien pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes au sein de Moisson Montréal. Cette personne apportera aussi un soutien administratif à la direction générale.

Plus précisément, la personne choisie aura à :

• Gérer et rediriger au besoin les courriels des différentes boîtes de réception génériques de Moisson Montréal (info, licences, loi 25);
• Effectuer de la révision de texte, de la mise en page, de la rédaction de correspondance, des suivis de dossier;
• Veiller à la gestion optimale des salles de réunion en s'assurant qu’elles sont toujours propres, approvisionnées, que l’horaire d’accès soit visible et que les outils technologiques soient fonctionnels;
• Coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services en rédigeant des courriels, mémos ou lettres professionnelles en fonction des besoins;
• Organiser et coordonner des réunions, veiller à la préparation des ordres du jour et des comptes-rendus si nécessaire;
• Gérer et traiter le courrier quotidiennement;
• Tenir les listes d’employés/partenaires à jour avec les coordonnées téléphoniques et en assurer la diffusion;
• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau et commander les fournitures nécessaires et les articles pour les espaces communs, en veillant à ce qu'ils soient toujours disponibles;
• Veiller à l’amélioration, à l’organisation et à la gestion des dossiers numériques en maintenant un système de classement;
• Effectuer toutes tâches de nature cléricale ou administrative afin de supporter la direction générale et la direction administrative dans leurs activités (i.e. préparer compte de dépenses);
• Apporter un soutien à l’équipe de l’expérience client pour l’accueil des bénévoles et des visiteurs au besoin (réception).

Aptitudes et compétences:

• Maîtrise de l’environnement Microsoft 365 et confortable avec les outils technologiques ;
• Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit, anglais écrit et oral de niveau intermédiaire (interactions avec employés/bénévoles en français et en anglais, interactions avec clientèle anglophone par courriel et téléphone) ;
• Excellent sens de l’organisation et des responsabilités;
• Être à l’aise de travailler dans un environnement où le rythme est rapide et sait s’adapter aux changements de priorités;
• Sens de l’entraide et esprit d’équipe très développés;
• Autonomie et sens de l’initiative;
• Faire preuve de rigueur;
• Discrétion et professionnalisme;

Qualifications:

• Détenir au minimum un diplôme d’études professionnelles en technique bureautique, administration, ressources humaines ou autre champ connexe;
• Posséder au moins 3 ans d’expérience pertinente.

Exigences particulières :

• Présence physique sur les lieux du travail en tout temps selon un horaire convenu avec le gestionnaire immédiat, télétravail occasionnel possible sur demande;

Ce que Moisson Montréal offre :

• Poste à temps plein (35 h par semaine) avec possibilité de terminer à 12 h les vendredis;
• Salaire entre 40 920 $ et 49 903 $ par année;
• Trois (3) semaines de vacances la première année;
• Éligibilité à un boni annuel ;
• Éligibilité à une gamme d’avantages sociaux : assurance collective, REER collectifs, congés personnels, etc.;
• Vous pourrez également profiter de délicieux plats cuisinés par notre chef pour un montant symbolique.