L’OIIQ cherche à recruter un conseiller ou une conseillère en gestion de l’information et du contrôle de la qualité
(Direction, Affaires institutionnelles)
Service, Gestion documentaire et archives
No d’affichage : 25-P-07
Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein
Échelle salariale : 76 801,25 $ à 97 289,55 $
Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4
Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.
Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.
Les avantages de travailler à l’OIIQ :
- de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
- de la collaboration et du partage;
- des avantages sociaux qui se démarquent;
- des défis de taille;
- du développement professionnel;
- de la responsabilisation.
Des défis motivants :
Sous la responsabilité du chef de service, Gestion documentaire et archives, vous êtes responsable des activités se rapportant à la conception, au développement, à l’implantation et à l’évaluation des systèmes institutionnels requis pour gérer l’actif informationnel, notamment les dossiers d’admission à la pratique et les dossiers professionnels, en tenant compte de la spécificité et de la complexité des besoins de l’ensemble des directions de l’OIIQ
À titre de personne experte dans la gestion optimale de l’information conformément au cadre juridique, vous effectuez un contrôle de la qualité en collaboration avec les différentes directions. Vous déterminez et implantez des pratiques exemplaires en gestion documentaire et participez à leur mise en place, en plus d’effectuer les contrôles de qualité requis selon les règles établies, dans une perspective d’amélioration continue des processus.
Vous jouez un rôle essentiel de vigie, de suivi et d’analyse de nature complexe visant à favoriser des pratiques innovantes en gestion de l’information et du contrôle de la qualité des données.
Selon les besoins de l’organisation, vous rendez accessibles les informations demandées en vous assurant de respecter les principes de confidentialité qui régissent la gestion de l’information et en protégeant l’actif informationnel de l’OIIQ tout au long du cycle de vie; en outre, vous préservez la pérennité de cet actif en conformité avec les lois et normes régissant le domaine.
- Vous développez et mettez en place les activités permettant un suivi efficient de la qualité, de l’exactitude et de la conformité des données et des documents, spécifiquement pour les dossiers d’admission à la pratique et les dossiers professionnels, en vue d’atteindre des standards d’excellence en matière d’intégrité, d’authenticité, de conformité et de pérennité.
- Vous développez et mettez en place les activités permettant un suivi efficient de la sécurité des renseignements personnels (de la cueillette à la destruction) à l’aide de critères d’audit des accès aux documents et aux systèmes, entre autres.
- Vous développez le contrôle de la qualité par différents indicateurs en gestion documentaire et les actions nécessaires pour améliorer ou corriger la performance.
- Vous recueillez et analysez les besoins et attentes parfois ambiguës et complexes des clientèles, évaluez les impacts et les efforts, recommandez des actions avec une certaine prise de risques, élaborez des plans de gouvernance d’information et planifiez les activités ainsi qu’un calendrier de réalisation.
- Vous êtes en mesure de répondre ingénieusement aux changements et aux ambiguïtés, en plus de développer des solutions originales bénéfiques à l’organisation (agent de changement) en concevant des stratégies de déploiement et de communication novatrices et créatives, destinées à des publics cibles diversifiés et provenant de différents milieux culturels, dans un but de faire adopter les orientations de l’organisation avec conviction.
- Vous analysez et développez la catégorisation des actifs informationnels et établissez la valeur historique des documents.
- Vous contrôlez le versement régulier, intégral et sécuritaire des documents à conservation longue et essentielle, régis par la loi et à caractère historique, et assurez la réalisation de cette activité.
- Vous concevez des programmes de formation et d’information et donnez les formations.
- Vous participez activement à différents comités et groupes de travail en tant que responsable ou membre.
- Vous répondez aux différentes demandes de recherche selon les règles établies et dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité.
- Vous exercez un rôle de surveillance constant de l’évolution des processus informationnels en place en effectuant des contrôles de suivi de la qualité et en intervenant au besoin lors du non-respect des pratiques exemplaires.
- Vous effectuez toute autre tâche connexe.
Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain conseiller ou prochaine conseillère en gestion de l’information et du contrôle de la qualité?
- Baccalauréat, y compris un certificat en archivistique.
- Expérience pertinente d’au moins cinq ans.
- Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles.
- Maîtrise l’environnement Microsoft 365.
- Aptitudes pour le développement organisationnel et la gestion du changement.
- Rigueur et souci du détail.
- Sens des responsabilités, de la planification et des priorités.
- Littéracie numérique.
- Habileté à gérer plusieurs dossiers à la fois..
- Discrétion;
- Autonomie et initiative.
- Habiletés en relations interpersonnelles.
- Orientation vers l’expérience client.
- Esprit de synthèse.
- Aptitude pour le travail d’équipe.
Pour déposer votre candidature
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation sur la page carrières.
Dans le cadre du processus de recrutement, l’OIIQ pourrait faire affaire avec de tierces parties, telles des firmes de recrutement. En transmettant votre candidature, vous consentez à ce que l’OIIQ communique votre candidature et vos renseignements personnels à une tierce partie pour les fins de recrutement de ce poste ou pour effectuer une vérification d’emploi, d’antécédents ou de références, le cas échéant. Nous vous invitons à consulter les Règles de confidentialité de l’OIIQ pour plus d’information concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.
L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.
