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Réseau de transport de la Capitale (RTC)

Agent de secrétariat

720, rue des Rocailles, Québec,QC
  • 56470.00 à 72333.00 $ par année selon l'expérience

  • 35.00 h - Temps plein

  • Emploi Permanent ,Télétravail

  • Jour

  • 1 poste à combler dès que possible

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Avantages

Agent de secrétariat
Direction des ressources humaines et expertise d'affaires | Division talents et culture
Poste régulier - 35 heures semaine
Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ (selon l'expérience)

Ce que nous vous offrons :
  • Projets passionnants;
  • Directive de télétravail flexible favorisant un mode hybride;
  • Conciliation travail / vie personnelle;
  • Programme d’assurance collective complet;
  • Régime de retraite à prestations déterminées;
  • Carte OPUS.
SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision de la directrice de la division Talents et culture, la personne assume le secrétariat du service en soutenant sa supérieure dans ses activités et en assistant le personnel du service dans la planification et la gestion des activités de formation et de développement organisationnel.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
  • Reproduit, à l’aide d’outils bureautiques, divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle.
  • Participe à la préparation de tableaux, documents, présentations et rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles.
  • Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents.
  • Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du service en utilisant les outils requis.
  • Tient à jour l’agenda de la directrice de la division Talents et culture, coordonne les activités relatives à la préparation de réunions, conférences, voyages : fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, effectue les réservations, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents.
  • Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes rendus.
  • Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires.
  • Recueille, de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie.
  • Agit comme personne-ressource auprès du personnel du service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites.
  • Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs.
Tâches spécifiques
  • Réserve et fait préparer les salles et le matériel technique nécessaire aux formations.
  • Consigne les inscriptions, invite les participants (Outlook) et transmet la liste de présence au formateur.
  • Accueille et aide les formateurs à la préparation et l’installation des sessions de formation lorsque requis (documents, accès informatique, etc.).
  • Achemine des sondages de satisfaction pour les formations internes et externes ainsi que des codes d’activités.
  • Prépare le rapport annuel de formation selon la loi 90.
  • Assiste l’équipe dans la recherche de formations, au besoin.
DATE LIMITE POUR POSTULER : Le 15 avril 2025

Environnement de travail

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Compétences recherchées

  • DEP en secrétariat
  • 2 ans d’expérience pertinente
  • Connaissance approfondie du français écrit
  • Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams/O365, SharePoint)

Équité en emploi

Cet employeur souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées

Exigences

Niveau d'études

Professionnel

Diplôme

DEP

Terminé

Années d'expérience

0-2 années

Langues écrites

Fr : Avancé

Langues parlées

Fr : Avancé

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