Réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve)

Sergic Québec, entreprise de gestion immobilière résidentielle en pleine croissance, recherche une(e) réceptionniste / adjoint(e) administratif(ve) allumé(e) et organisé(e) pour son bureau de Québec.

TACHES ET FONCTIONS :

• Accueillir les clients et visiteurs avec courtoisie;
• Répondre aux demandes de renseignement reçues par téléphone et par courriel. Les dossiers plus complexes seront à traiter en collaboration avec le gestionnaire;
• Gérer quotidiennement plusieurs boites courriels, dispatcher et classer les messages et documents;
• Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du Conseil d’administration;
• Rédiger les ordres du jour des rencontres et les procès-verbaux;
• Valider les formulaires de vente et les DRCOP;
• Réaliser des notes de frais;
• Codifier les factures en collaboration avec le gestionnaire et vérifier que les factures correspondent aux soumissions acceptées;
• Coordonner les réservations des salles de conférence du bureau;
• Effectuer des commandes de fournitures ou de matériels;
• Assurer la réalisation de diverses tâches de nature administrative.

EXIGENCES:

• 1 à 2 ans d'expérience dans l'administration ou l'immobilier;
• Posséder minimalement une formation pertinente;
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office;
• Maitrise du français.

QUALITÉS ET HABILETÉS PERSONNELLES:

• Courtoisie et attitude positive;
• Habiletés d’organisation et de gestion des priorités;
• Sens d’initiative et autonomie;
• Facilité d’apprentissage;
• Assiduité et respect;
• Capacité de travailler sous pression;
• Fiabilité et ponctualité.