Adjointe administrative

POURQUOI intégrer à l’équipe de la SRIC ?

La SRIC est un organisme communautaire autonome qui œuvre en santé mentale et en itinérance, qui a pour mission l’hébergement et la réadaptation sociale. La SRIC détient deux ressources d’hébergement ouverts 24/7, 365 jours par année. Depuis 40 ans, elle offre à la population des services essentiels dans le continuum des services sociaux de la région de Chaudière-Appalaches. La SRIC est reconnue comme un organisme de bienfaisance et est bien connue dans sa communauté. Les valeurs de respect, de transparence, d’engagement et de valorisation des forces, se vit non seulement avec la clientèle, mais également au sein des relations de travail. La SRIC offre un milieu de travail dynamique, créatif, professionnel et rigoureux, avec une équipe vivante et accueillante, dans lequel il est possible de faire une différence.

Conditions

• Contrat de travail : OUI, à signer
• Horaire : sur semaine, horaire flexible selon les besoins de l’organisme et suite à entente avec l’employeur.
• Statut : poste permanent, temps partiel à temps plein possible de 25h à 32h.
• Dès la première année d’embauche 3 semaines de vacances
• Période de vacances flexibles
• 11 jours fériés payés par année
• 8 jours de congé maladie/mobile par année
• Lieu de travail : hybride/ télétravail en majorité, sauf période d’intégration dans un but de formation.
• Autres modalités : ordinateur fournis.

Avantages

• Le bien-être de nos employés est valorisé ;
• Environnement de travail accueillant, stimulant et valorisant ;
• Conciliation travail/famille ;
• Des possibilités de développement professionnel sont offertes par le biais de formations personnalisée selon tes besoins ;
• L’opportunité d’établir un lien de proximité avec la direction ;
• La possibilité de mettre à profit ta créativité tout en respectant ton rôle et le cadre de celui-ci ;

Sous la responsabilité de la directrice générale, l'adjointe administrative remplit des fonctions en lien avec la gestion financière, administrative, matérielle et informatique. Elle apporte un soutien administratif et logistique, autant dans la gestion de projets que dans les dossiers courants, récurrents ou ponctuels. Elle effectue des tâches reliées à la communication externe et à la promotion de l'organisme.

Volet financier

• En collaboration avec la direction, participer à rassembler les documents nécessaires à la préparation du bilan mensuel et de l’audit annuel;
• Collaborer et supporter la direction dans les demandes de subvention et les redditions de comptes auprès des partenaires financiers;
• Supporter la direction dans l’identification de bailleurs de fonds potentiels et dans la préparation des demandes de subvention et d'autres sources de financement ;
• Collaborer avec la direction à la préparation des campagnes de promotion et de levée de fonds ;
• Répertorier et classer les subventions et dons reçus, et rédiger des lettres de remerciement ; Élaborer un système efficace de classification des pensions et des allocations des résidents ;
• Saisir les dons dans le logiciel.

Ressources matérielles

• Gérer les inventaires de fournitures de bureau et de produits divers ; faire les commandes et leur suivi pour assurer un approvisionnement adéquat ;
• Faire le suivi auprès de fournisseurs et contrat de services divers au besoin ;
• Effectuer des recherches pour des soumissions diverses, en faire le suivi ;
• Contribuer à la gestion des ressources informatiques ; mettre à la disposition du personnel les logiciels et le matériel soutenant la réalisation des projets et activités ;
• S'assurer de l'entretien des imprimantes et photocopieurs et de la disponibilité du matériel nécessaire à leur fonctionnement ;
• Effectuer des commandes ou des achats, à la demande de la direction ;
• Supporter la direction dans la préparation des plans d’entretien et d’intervention pour chacune des résidences et soutenir la direction dans le suivi.

Communications et promotion

• Appuyer la direction dans les communications externes ;
• Maintenir à jour le site Internet et les autres supports Web de la Société à la demande de la direction ;
• Participer aux activités reliées à la réalisation du plan de communication de l'organisme ;
• Collaborer avec la direction à la préparation des campagnes de promotion et de levée de fonds.

Secrétariat

• Réceptionner les appels ;
• Participer à la gestion de diverses tâches administratives ;
• À la demande et selon les recommandations de la direction, mettre à jour, corriger, formater et bonifier les documents de travail ;
• Contribuer à la production de documents à transmettre sous la signature de la directrice générale ou du conseil d'administration (ex.: politiques diverses et contrats) ;
• Si besoin, effectuer la rédaction et la production du rapport annuel d'activités ;
• Assurer la conservation des documents physiques et électroniques et voir au maintien d'un système de classement et d'archivage ;
• Organiser et planifier des rencontres ;
• Supporter la direction dans la gestion de son horaire et des suivis à effectuer ;
• Prendre des notes aux rencontres de gestion de l'organisme (conseil d’administration, direction et comités de travail) - en collaboration avec la direction, s’assurer que la documentation nécessaire soit disponible en temps opportun ; rédiger les comptes rendus et procès-verbaux ;
• Voir à la préparation des manuels des administrateurs ;
• Participer et supporter la direction dans l’organisation de l’assemblée générale annuelle ou de tout autre évènement de l’organisme ;
• Tout autre tâche administrative à la demande de la direction.

Autres

• Participer/ Soutenir la direction dans l’organisation de certains projets ponctuels ;
• Voir à l'amélioration continue de la qualité de son travail.
• Faire rapport à la direction de l'état des dossiers à sa charge.
• Effectuer toute autre tâche connexe, à la demande de la direction.