Executive Assistant, Office Coordinator

The Opportunity

Provides diverse and advanced administrative support for two Group Functions Technology officers and their teams. Applies technical and business knowledge, company policies and practices, and overall organizational awareness to support and communicate on behalf of the officers. Dedicated to supporting the VP of Finance & Operations Systems, as well as the VP of Legal, Compliance, Risk & Audit Systems.

Responsibilities:

• Within established guidelines, relieves executive and officer of details and advanced administrative duties.

• Manages assigned tasks and takes proactive action as needed to ensure the accurate and timely completion of tasks and to avoid potential errors.

• Communicate information to and from the executive/officer to and from a wide range of internal and external contacts.

• Coordinates staff implementation of commitments made by the officers and updates the officers on progress.

• Gathers, assembles and analyzes highly confidential and sensitive information and data from a wide variety of sources and prepares reports and memoranda. May make recommendations regarding changes and solutions to issues or problems.

• May prioritize telephone calls and meeting requests, personally responding whenever possible using judgment on potentially urgent matters.

• As required, composes correspondence and documents of a highly confidential nature.

• Maintains file records for executive and/or officer.

• Schedules meetings and prepares agendas.

• Serve as the office manager for staff on the floor.

• Regularly interacts with executives and colleagues, other internal and external executives to acquire and furnish information.

• Use various applications to produce reports, spreadsheets, presentations and other documents.

• Generally plans, prioritizes and schedules own work.

• Arranges and coordinates travel and meeting schedules, including travel agendas and meeting schedules. Handles details involving foreign travel including entry papers, currency, passports and visas.

• Completes expense reports and maintain detailed records of expenses.

• Following up with billing related matters or expense charge discrepancies

• Performs other administrative functions as assigned to support departmental meetings as well as employee engagement and team building events.

• Works with others to ensure efficiency of the administrative and support functions.

• May supervise or collaborate on special projects or initiatives, especially team building events, town halls and other engagement events.

• Mentors administrative support staff.

What motivates you?

• You obsess about customers, listen, engage, and act for their benefit

• Your mentality is geared towards thinking on a larger scale, always eager to explore how your agility can contribute to business success.

• You thrive in teams and enjoy getting things done together

• You take ownership and build solutions, focusing on what matters

• You do what is right, work with integrity, and speak up

• You share your humanity, helping us build a diverse and inclusive work environment for everyone

What We Are Looking For:

• Post-secondary diploma and advanced secretarial certificate.

• 5+ years of related secretarial or administrative assistant experience.

• Proficiency in all MS Office applications.

• Broad understanding of corporate organizational policies and practices.

What can we offer you?

• A competitive salary and benefits packages.

• A growth trajectory that extends upward and outward, encouraging you to follow your passions and learn new skills.

• A focus on growing your career path with us.

• Flexible work policies and strong work-life balance.

• Professional development and leadership opportunities.

Our commitment to you

• Values-first culture

• We lead with our Values every day and bring them to life together.

• Boundless opportunity

• We create opportunities to learn and grow at every stage of your career.

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région principale

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.