Executive Assistant

Join our Enterprise Technology Service Team.

We are looking for an experienced Executive Assistant to provide support to our CTO. This position is hybrid based in Downtown, Toronto.

• Manage complex calendar and prioritize the Chief Technology Officer’s schedule.
• Organize meetings with direct reports, other Executive and teams, coordinate management meetings/conferences, and handle internal/external meeting room bookings, catering, and assist with Town hall setups.
• Manage travel arrangements, including national and international travel, purchasing tickets, hotel reservations, and aligning with other admins when traveling with other leaders.
• Handle confidential information with discretion and interact effectively with all levels of management, other departments, and internal/external customers.
• Anticipate issues and take appropriate action to ensure the most effective use of the CTO's time.
• Ensure the CTO has all important information for meetings by organizing and preparing relevant documentation for pre-reads and coordinating agenda items.
• Prepare and submit expense reports, review and manage incoming expenses/system approvals, and process various expenses and invoice payments.
• Lead onboarding of new direct reports to CTO and mentor less experienced EAs.
• Perform other administrative duties to support the smooth operation of the CTO’s office, including maintaining office supplies and equipment, ordering stationery, supporting effective onboarding/offboarding processes, signing in vendors to the building, and escorting them to the CTO's office or meeting room.

• Organize and streamline the approval process for various documents and requests.
• Handle and process approvals on behalf of the CTO, ensuring timely and accurate execution.
• Track and report on the status of approvals to ensure compliance with organizational policies.

• Act as a liaison between the CTO and internal/external partners.
• Screen and prioritize incoming communications, including emails, calls, and messages.
• Draft, proofread, and edit correspondence, reports, and presentations.

• Plan and coordinate company events, conferences, and other functions as required.
• Manage logistics, including venue selection, catering, and transportation.

• Strong interpersonal skills with a high comfort level in dealing with senior management and individuals at all levels.
• Great teammate who collaborates well across departments to ensure desired outcomes are achieved.
• Demonstrates tact and professionalism and maintains confidentiality.
• A solution driven individual who thrives in a fast-paced environment, takes accountability for their work and can make decisions and exercise sound judgment.
• Ability to balance and prioritize competing demands on their time while maintaining high degree of accuracy.
• Strong service orientation and sound judgment in assessing and handling requests.
• Excellent verbal communication, writing and editing skills.
• Excellent knowledge of Windows, Office 365 (Word, Excel, PowerPoint), Yammer, Teams, SharePoint.
• Knowledge of the organization's operations and policies helpful.
• Ability to review data for reasonableness using initiative to investigate anomalies.
• Ability to lead, coach and engage others in a team environment.
• University or College diploma in Administration or Business or extensive related business experience; minimum of 10 years’ experience providing executive secretarial support to senior management.

• Prioritization and time management in a fast paced, high-volume workload, multi-tasking environment.
• Working with diverse global collaborators.
• Working overtime when required meeting internal or external deadlines.
• Ability to adapt quickly to the Sr. Executive’s unexpected change in schedule and to follow through with affected parties in a timely fashion.
• Strict confidentiality should always be paramount in everything that represents the CTO and their office.
• Resourcefulness in getting the Senior Executive information ahead of meetings.
• Manage complex travel arrangements and coordinate with multiple people in different countries.

What can we offer?

• A competitive salary and benefits packages.
• A growth trajectory that extends upward and outward, encouraging you to follow your passions and learn new skills.
• A focus on growing your career path with us.
• Flexible work policies and strong work-life balance.
• Professional development and leadership opportunities.

Values-first culture

We lead with our Values every day and bring them to life together.

We create opportunities to learn and grow at every stage of your career.

We invite you to help redefine the future of financial services.

We foster an inclusive workplace where everyone thrives.

We build a business that benefits all stakeholders and has a positive social and environmental impact.

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

À Manuvie/John Hancock, nous embrassons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir un effectif qui est aussi varié que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent une mesure d’adaptation raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande de mesures d’aménagement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie/John Hancock. Pour demander une mesure d’aménagement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région principale

Semaine de travail comprimée

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.