Executive Assistant

Job Description

The Executive Assistant is responsible for providing administrative support, with a high degree of confidentiality, discretion and judgment, jointly to both the Chief Customer Centricity & Innovation Officer and Head of Global Digital Marketing. This position assists in alleviating the department work-load, improving the department's productivity and enhancing the department's practices and administrative procedures. The individual will demonstrate initiative, effective communication, organization, and collaboration.

Key Accountabilities:

• Complex calendar management, with multiple internal and external partners.
• Proactively prepare for upcoming meetings by planning and gathering required information and materials (e.g. presentations and reports), as well as maintaining meeting records.
• Set priorities in order to meet work-loads and maintain a high degree of accuracy.
• Proactively manage agenda for regular team meetings by soliciting team for agenda topics, create draft for approval and distribute in a timely manner.
• Coordinate domestic and international travel schedules. Prepare detailed travel itinerary and look to save costs by adhering to corporate guidelines, policy, and processes.
• Prepare and submit expenses through collating receipts, entering expense reports on Concur and reviewing invoices.
• Manage the onboard/offboard process for new and departing employees, ensuring assets (such as laptop, workstation) are available for new employees on start date.
• Establish quality standards with respect to administration including administrative support, general administration, supplies management, premises management.
• Maintain distribution lists for various internal and external communications.
• Help plan, coordinate, and execute offsite, team meetings, townhalls and onsite conferences.
• Word processing of key documents, including presentations and reports.
• Administer team SharePoint and Teams sites.

What motivates you?

• You obsess about customers, listen, engage and act for their benefit.
• You think big, with curiosity to discover ways to use your agile approach and enable business outcomes.
• You thrive in teams and enjoy getting things done together.
• You take ownership and build solutions, focusing on what matters.
• You do what is right, work with integrity and speak up.
• You share your humanity, helping us build a diverse and inclusive work environment for everyone.

What we are looking for

• College diploma in Administration or extensive related experience; minimum of 5 years of executive assistant experience; have experience in a large corporate environment.
• Strong interpersonal, professional and diplomacy skills with a high comfort level in dealing with senior management and individuals at all levels in the organization, as well as outside contacts.
• Strong organizational, time management and priority setting skills in order to meet tight deadlines and produce a high quality product.
• Demonstrated ability to multi-task, show initiative, and anticipate needs in a proactive manner.
• Ability to make decisions and exercise sound judgement.
• Demonstrate tact and professionalism and maintains confidentiality.
• Ability to exercise discretion with highly sensitive information is particularly important.
• Proven relationship skills including the ability to act as a liaison between staff and all internal and external customers and vendors.
• Strong customer focus and dedication to quality.
• Ability to communicate ideas orally and in writing. Strong writing and editing skills.
• Proven self-starter who takes initiative and thrives in a fast-paced environment.
• Financial services industry experience, a plus.
• Excellent knowledge of Windows, MS Office products (Word, Excel, PowerPoint) and Microsoft Teams

Key Challenges:

• Prioritization and time management in a multi-tasking environment.
• Establishing a high level of reliability and maintaining sound business relationships in a fast-paced and deadline driven environment.
• Keep current with new company policies and procedures.
• Working overtime, when required, to meet internal or external deadlines, including evening/morning calls when working with Asia colleagues

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

À Manuvie/John Hancock, nous embrassons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir un effectif qui est aussi varié que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent une mesure d’adaptation raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande de mesures d’aménagement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie/John Hancock. Pour demander une mesure d’aménagement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région principale

Semaine de travail comprimée

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.