Une ou un analyste en gestion des documents

UNE OU UN ANALYSTE EN GESTION DES DOCUMENTS

Processus de sélection - Recrutement : 11100SRS039024321001

Nombre d’emplois réguliers à offrir : 1

Faire partie de la Sûreté du Québec, c’est de se joindre à la plus grande organisation policière du Québec et d’appartenir à une grande famille dont les actions contribuent à protéger la vie et à assurer la sécurité de la population.

Un poste régulier (1) est à combler au sein de l’équipe de la gestion des documents au Service de l’accès et de la protection de l’information, à compter du mois d’octobre 2024, situé au 9191, boulevard Langelier à Montréal.

L’emploi à pourvoir est en mode hybride (télétravail/présentiel). La Politique-cadre en matière de télétravail pour le personnel de la fonction publique du Secrétariat du Conseil du trésor s’applique.

Le Service de l’accès et de la protection de l’information assure l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les archives. Ce service a les responsabilités suivantes :

1. Volet accès à l’information : coordonner les activités de traitement des demandes d'accès aux documents; définir des stratégies, développer des activités, des ententes, des partenariats et formuler des avis en matière de protection des renseignements personnels; s'assurer du respect du cadre normatif et des orientations gouvernementales; représenter la Sûreté lors d'audiences à la Commission d’accès à l'information.
   
2. Volet gestion des documents : mettre à la disposition du personnel de la Sûreté une expertise-conseil par l’entremise de sa capacité à coordonner, réalise et oriente la mise en œuvre et le déploiement d’outils de gestion intégrée des documents; actualiser le plan de classification des documents de la Sûreté et maintient à jour le calendrier de conservation des documents (papiers, électroniques ou banques de données) issus des différentes unités administratives.

Attributions

Sous l’autorité du responsable du Service de l’accès et de la protection de l’information (SAPI), le titulaire de poste effectue la conception et l’implantation du plan de classification et du calendrier de conservation à l’ensemble des unités de la Sûreté du Québec.

Il contribue à planifier, organiser et coordonner les activités des préposés aux archives. Il fournit son expertise professionnelle à ses collègues et aux gestionnaires du service en analysant les problèmes les plus complexes. Il coordonne diverses activités dont celles relatives à la gestion intégrée des documents (GID), favorisant la disponibilité, l'intégrité et la confidentialité de l'actif documentaire de la Sûreté. Il participe à la définition des orientations et à la réalisation efficace des activités de la gestion des documents en s’impliquant dans la planification annuelle des projets.

De plus, grâce à sa formation et son expérience en gestion des documents, il doit être en mesure de proposer, pour chaque étape du cycle de vie des documents, des solutions en matière de classement et de traitement des documents; élaborer, implanter, diffuser ou maintenir à jour des politiques de gestion et des guides connexes à la gestion des documents; mettre en œuvre des solutions de gestion électronique de documents; réaliser diverses analyses touchant la gestion des documents ainsi qu’effectuer la formation du personnel de soutien (personnel affecté au classement) des diverses unités en ce qui a trait à la gestion des documents.

De plus, il représente la Sûreté du Québec sur différents comités et il collabore à divers travaux permettant ainsi de faire avancer son domaine d'activités. Il assure le lien entre la Sûreté et Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) ainsi qu’entre la Sûreté et le Centre de conservation des documents (CCD) de Revenu Québec.

Le titulaire aura notamment comme principales tâches de :

• Analyser les besoins relatifs au calendrier de conservation des documents administratifs et opérationnels;
• Évaluer et optimiser en continu le plan de classification des documents, lequel vise toutes les unités de la Sûreté du Québec;
• Proposer, pour chaque étape du cycle de vie des documents (quel que soit leur support), des solutions en matière de classement et de traitement des documents;
• Élaborer, implanter, diffuser des politiques de gestion et des guides connexes à la gestion des documents;
• Mettre en œuvre et actualiser les solutions de gestion électronique de documents (GED);
• Réaliser diverses analyses ou études en regard de sujets spécifiques touchant la gestion des documents;
• Exercer un rôle-conseil auprès de toutes les unités de la Sûreté du Québec en agissant à titre de personne-ressource auprès des clientèles et des employés du service;
• Représenter le Service de l’accès et de la protection de l’information en matière de gestion des documents.

Horaire : Le titulaire de l’emploi travaille 35 heures par semaine.

Échelle de traitement : Entre 48 488 $ à 90 110 $ annuellement, calculé sur une base de 35 heures par semaine.

*Le salaire est établi de l’échelon 1 à 18 en fonction du nombre d’années d’expérience de travail et de scolarité pertinente à l’emploi figurant sur le CV du candidat. Il est donc important de bien indiquer les mois et les années de début et de fin de chaque expérience de travail.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Internet Échelles de traitement - Secrétariat du Conseil du trésor (gouv.qc.ca).

Avantages reliés aux postes réguliers :

• Travail en mode hybride (présentiel/télétravail)
• Cumul possible de congés mensuels;
• Augmentation salariale annuelle;
• Semaine de travail de 35 heures;
• Assurances collectives (plan individuel ou familial);
• Congés diversifiés (20 jours de vacances, 13 jours fériés, 10 jours de maladie, etc.);
• Programme de développement des compétences.
  

Exigences de l’emploi :

• Détenir un diplôme universitaire dont l’obtention requiert un minimum de 90 crédits en administration ou dans toute autre discipline pertinente.

Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée. Le diplôme exigé peut être également compensé par une maîtrise dans une discipline pertinente comportant un minimum de 45 crédits.

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

• Tout postulant doit posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec. Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
  
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Autres éléments du profil recherché :

**L’obtention de cet emploi est conditionnelle aux résultats d’une enquête de sécurité visant à démontrer qu’aucun élément préoccupant relatif à vos mœurs n’est incompatible avec les fonctions et attributions de cet emploi.

❕⬇ Important ⬇❕

Si vous détenez les exigences ou atouts additionnels parmi la liste ci-dessous, veuillez l’indiquer en utilisant le menu déroulant disponible à la rubrique Expérience professionnelle de votre candidature (EXP pour expérience détenue, CON pour connaissances et OUT pour maîtrise d’outils).

EXP - Gestion de documents administratifs

CON - Gestion de documents numériques

Période d’inscription : Du 26 septembre 2024 à minuit au 9 octobre 2024 à 23h59

Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.

Inscription : L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section profil recherché. C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.

Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée.
Seules les personnes retenues seront contactées.

Informations sur le processus de sélection
Service de la dotation civile : processusdotationcivile@surete.qc.ca
Veuillez indiquer en objet de votre courriel le numéro de processus de sélection (11100SRS039024321001).

Information sur les attributions de l’emploi :

Madame Dana-Cristina Cadeschi
Responsable de service
Service de l’accès et de la protection de l’information
danacristina.cadeschi@surete.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.