Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 20-11-2024 au 27-11-2024

Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Logiciels utilisés: Word, Excel, Outlook, Teams, Adobe Acrobat

Le rôle principal de la personne qui occupe cette fonction consiste à accomplir, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives à l’accueil du secteur des ressources humaines du Vice-rectorat aux ressources humaines et aux finances (VRRHF).

Elle accueille la clientèle, transmet de l’information en lien avec les activités du vice-rectorat et porte assistance aux intervenants. Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel administratif des divers secteurs.

Tâches et responsabilités

• Interagit en première ligne avec des interlocuteurs internes et externes, répond aux demandes d'informations et réfère les demandes plus complexes aux différentes personnes de l’équipe.
• Participe aux diverses opérations relatives aux activités du VRRH telles que l’assemblage de documents, le suivi des formulaires à remplir et la diffusion d’information.
• Participe à la logistique entourant l’organisation des formations obligatoires du personnel de l’Université Laval. Consulte les dossiers du personnel concerné, transmet les renseignements et effectue les vérifications requises.
• Procède à la mise à jour de bases de données, tient à jour les procéduriers et autres documents.
• Effectue, au besoin, la réservation de locaux à l’interne et sur le campus.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.