Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 16-01-2025 au 30-01-2025

Faculté des sciences de l'éducation
École de counseling et d'orientation, Clinique de counseling et d'orientation
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Sous la direction de la responsable de la Clinique, la personne effectue différentes tâches d’accueil, d’information et de bureau reliées aux opérations courantes de la Clinique de counseling et orientation dont les services aux clientèles - consultation individuelle, interventions éducatives en groupe, mandats organisationnels, centre de documentation scientifique, utilisation d’outils psychométriques - et d’autres activités de soutien inhérentes à la Clinique et à l’École de counseling et d’orientation (ÉCO).

Tâches et responsabilités:

• Informer les personnes à propos des services offerts à la Clinique, des modalités pour s'en prévaloir; le cas échéant, prendre les coordonnées de la clientèle intéressée et constituer une liste d'attente ou procéder à des références ou référer à la personne responsable.
• Attribuer la clientèle aux stagiaires, planifier les entrevues d’accueil et en assurer le suivi.
• Recueillir les frais de consultation perçus et émettre des reçus.
• Vérifier l'exactitude des montants en caisse.
• Constituer et tenir à jour les coordonnées de la clientèle et des stagiaires
• Produire un rapport hebdomadaire faisant état des dossiers des stagiaires (nombre d’entrevues réalisées, mention des documents en retard ou manquants) et le transmettre la veille des rencontres de supervision.
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.