Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Du 26-02-2025 au 10-03-2025

Faculté des sciences de l'administration
Direction des programmes
Pavillon Palasis-Prince
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels: Capsule, Banner

Située au cœur de la Vieille Capitale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Elle a récemment été classée par Forbes au 1er rang des meilleurs employeurs de la région de Québec. Elle occupe aussi le 18e rang des meilleurs employeurs au Canada, toutes industries confondues. L’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

En synergie avec les acteurs locaux et internationaux, la Faculté des sciences de l’administration de l’Université Laval (FSA ULaval) a pour mission de contribuer au développement des personnes, des organisations et de la société par le caractère unique de ses expériences éducatives, professionnelles et relationnelles, par l’excellence de sa recherche scientifique et par sa conscience sociale du monde qui l’entoure.

FSA ULaval vise à bâtir une communauté internationale audacieuse et ouverte qui place l’excellence et la conscience sociale au cœur de la transformation du monde des affaires. Nos valeurs sont l’excellence, l’audace, l’ouverture, l’Intégrité et la conscience sociale.

Sous la responsabilité de la conseillère à la gestion des études s’occupant de l’équipe accueil, l’agent(e) à l’accueil et à l’information effectue des tâches de première ligne auprès de la clientèle étudiante active et future et du personnel en lien avec la gestion des études.

La personne qui détient ce poste agit à titre de première répondante pour les demandes de renseignement sur les études. Elle répond quotidiennement aux appels téléphoniques et aux courriels tout en assurant le service-clientèle au comptoir d’accueil de la Direction des programmes.

Le rôle de cette personne touche au recrutement étudiant en offrant des informations de base sur les programmes de la faculté et les conditions d’admission. Elle accueille également les questions de membres de notre communauté étudiante actuellement inscrite dans nos programmes.

Elle participe à la répartition des demandes reçues aux bonnes personnes parmi les équipes du Service de gestion études et du Service des communications et du recrutement.

Le comptoir d’accueil de la Direction des programmes est ouvert à l’année et exige un service en présentiel. Possibilité de télétravail seulement à certaines périodes.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.