Agent ou agente à l’accueil et à l’information

Du 03-03-2025 au 16-03-2025

Vice-rectorat aux affaires internationales et au développement durable
Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômés (DPRD)
Pavillon Alphonse-Desjardins

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.

Attributions caractéristiques

1. Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter.
2. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition.
3. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances.
4. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis.
5. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
6. Vend du matériel et tient une caisse.
7. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.S.
Expérience : Trois (3) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Excel, Word, Powerpoint

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Jira, Confluence, Teams, Peoplesof finance

La Direction de la philanthropie et des relations avec les diplômés (DPRD) est une unité qui relève du vice-rectorat aux affaires internationales et au développement durable. Cette équipe dynamique a pour mission de soutenir l’Université Laval et ses facultés dans leur développement et dans la réalisation de projets porteurs pour la société, en renforçant la relation avec les étudiantes et étudiants, les diplômées et diplômés, pendant et bien au-delà de leur passage à l’université, ainsi qu’en mobilisant des donatrices et donateurs engagés.

Sous l'autorité de la Cheffe adjointe - Développement philanthropique et partenariats et sous la supervision opérationnelle du chef d’équipe - événements et reconnaissance du secteur des communications, la personne sélectionnée sera responsable de l’accueil des donatrices, donateurs, diplômés et partenaires susceptibles de se présenter dans les installations physiques de la DPRD. Elle assurera également le suivi des appels et courriels transmis via les lignes générales de l’unité. En marge de ce rôle d’accueil, elle collaborera avec divers intervenants internes dans la réalisation de tâches de suivis auprès de la communauté philanthropique, tant dans la documentation de dossiers, dans la réalisation d’envois et de suivis cléricaux liés, entre autres, au plan de reconnaissance de la DPRD. La nature de la fonction nécessite d’être en présence physique dans les installations de la DPRD à raison de 5 jours par semaine.

Tâches principales :

• Accueille les visiteurs à la DPRD et les réfères auprès des collègues concernés ;
• Assure le suivi des appels et courriels entrants par la ligne téléphonique et les diverses adresses de service rattachées à son mandat ;
• Effectue le suivi, l’archivage et la préparation de tableaux synthèses trimestriels concernant les commentaires reçus par courriel ;
• Réalise les envois de bulletins d’informations, de lettres de remerciements, de nominations et honneurs, de fiches de confidentialité et différentes communications émises par les équipes du développement et des communications (extraction des données, fusions et envois) ;
• Documente les dossiers des donateurs et/ou diplômés en fonction des communications transmises ;
• Contribue à la mise à jour et à l’amélioration de la base de données regroupant les donateurs et diplômés ;
• Contribue au suivi du plan de reconnaissance de la DPRD entre les équipes des communications et du développement ;
• Procède à l’extraction, à la vérification et à la gestion de différentes listes et documents en lien avec les opérations des équipes du développement et des communications ;
• Effectue la réception et l’envoi de courrier et de colis ;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.