Agent ou agente de bureau

Du 31-10-2024 au 14-11-2024

Faculté des études supérieures et postdoctorales
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. dans une discipline appropriée
Expérience :
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Une bonne connaissance de l'anglais est exigée

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

L'agente ou agent de bureau est appelé à apporter un soutien administratif à différents processus institutionnels de la Faculté des études supérieures et postdoctorales (FESP) essentiels à sa prestation de services auprès des clientèles étudiantes.

De manière plus particulière, elle ou il se joindra à l’équipe du secteur responsable de l'évaluation des mémoires et thèses et collaborera à la réalisation des activités courantes requises pour assurer le traitement des dossiers d'évaluation, dans le respect des standards et délais applicables. En fonction des besoins et des volumes, l'agente ou l'agent de bureau appuiera l'équipe dans les opérations régulières en prenant à sa charge, en partie ou en totalité, la responsabilité du cheminement de dossiers d'évaluation dans le respect des normes, standards et délais applicables.

Tâches et responsabilités:

• La création des dossiers d’évaluation, sur réception des demandes des étudiants
• La validation de la conformité des pièces et renseignements fournis et le respect du cadre réglementaire applicable
• Les communications avec les intervenants concernés en faculté ou dans les établissements partenaires (personnel en gestion des études, direction de programme, examinateurs internes et externes, etc.)
• La saisie des informations requises dans le système de gestion des études
• L’identification et la mise en application des sous-processus adéquats en fonction de la sanction du jury
• L’identification des dossiers problématiques nécessitant une intervention à un plus haut niveau
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.