Agent ou agente de bureau

Du 07-11-2024 au 21-11-2024

Service des finances
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire fixe
Du lundi au vendredi de 8h à 12h et 13h à 16h

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente
Autres :

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance et RH, Constellio, SEAO

• Assure la gestion des banques de données contractuelles du secteur approvisionnement (répertoire SF et Constellio);
• S’assure de faire un contrôle qualité des dossiers pour s’assurer de la qualité de la nomenclature des fichiers et de leur classification et demande aux utilisateurs de prendre des mesures correctives si cela est requis;
• Est responsable de certains suivis et de certaines relances avec les fournisseurs afin qu’ils transmettent les documents requis dans les délais en vue de compléter leur dossier contractuel ou de soumission ;
• Réponds aux appels génériques du Service des finances afin de traiter les questions simples ou d’aiguiller correctement la clientèle et fais de même avec les courriels de la boîte générique du Service des finances ;
• Participe à l’évaluation des soumissions et documente ses observations dans le gabarit approprié ;
• Prépare des fichiers Excel afin d’effectuer des suivis et des comparaisons sur des soumissions reçues;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.