Agent ou agente de gestion des études

Du 17-09-2024 au 24-09-2024

Faculté des sciences sociales
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer différents travaux administratifs et de secrétariat reliés à la gestion des études tout en assurant le suivi de l'ensemble du processus.

Attributions caractéristiques

1. Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation de l'ensemble des activités administratives propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc.
2. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à la gestion des études dans son secteur.
3. Répond aux demandes d'information et donne des explications concernant la disponibilité des cours, le cheminement de programmes, les conditions d'admission, d'inscription ou tout autre renseignement de même type relatif aux règlements des études. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes exceptionnels.
4. Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité.
5. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste par le rappel des échéanciers et des procédures administratives et le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
6. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi du processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'il ou qu'elle assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
7. Vérifie, complète, et signe divers formulaires et en assure le suivi.
8. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel publicitaire diffusant l'information sur le programme et ses activités.
9. Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université en liaison avec la gestion des études.
10. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.

Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion des études)
Autres : Logiciels: Word et Excel

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Banner, Capsule, monPortail

La Faculté des sciences sociales est composée de cinq départements (anthropologie, économique, relations industrielles, science politique, sociologie) et trois écoles (psychologie, études internationales ainsi que travail social et criminologie). Elle compte plus de 6500 personnes étudiantes, 250 membres du corps professoral et enseignant et 95 membres du personnel administratif. Les étudiantes et étudiants étant au cœur des préoccupations de la Faculté, celle-ci accorde une importance particulière aux services qui leur sont offerts. Pour un aperçu des principales activités menées au sein de la Faculté, n’hésitez pas à consulter son rapport à la communauté 2022-2023.

Sous l’autorité d’une personne professionnelle en gestion des études et en collaboration avec l’équipe des agents.es à la gestion des études, la personne sélectionnée assumera des responsabilités liées à la fois à la gestion des études, ainsi qu’à l’accueil de la Faculté. Plus spécifiquement, elle occupera les principales responsabilités suivantes :

Volet gestion des études

• Envoie différentes informations importantes aux étudiants ayant été admis (convocation à l’inscription, informations sur le programme et la faculté, informations sur les bourses et les fonds de soutien, etc.) ;
• Lorsque nécessaire, procède à l'inscription des étudiants ;
• S’assure du suivi des dossiers étudiants, notamment par la personnalisation de cheminement étudiant, par la reconnaissance des acquis, par la réalisation du processus de diplomation, etc. ;
• Contribue au traitement des demandes d’admission de certains programmes, notamment par l'envoi des éléments utiles à la prise de décision aux directions de programmes concernées et par la saisie dans le logiciel Banner ;
• Etc.

Volet accueil et information

• Répond aux différentes demandes de renseignements de la part des étudiants, du personnel ou autre. Au besoin, redirige vers la personne appropriée (personnel en gestion des études, directions de programme, membre de la direction facultaire, autre instance UL concernée, etc.);
• Affiche et met à jour des documents utiles à tous les membres de l’équipe et s’assure qu’ils soient disponibles dans la voûte documentaire utilisée par la Faculté et sur le site de cours monPortail du Vice-décanat aux études;
• Veille à ce que les bonnes pratiques dans la gestion du cycle de vie des documents soient appliquées;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.