Agent ou agente de gestion des études

Du 20-11-2024 au 27-11-2024

Faculté des sciences sociales
Pavillon Charles-De Koninck
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser différents travaux administratifs reliés à la gestion des études et d’en assurer les suivis.

Attributions caractéristiques

1. Réalise, assure le traitement et le suivi des activités administratives propres aux études, notamment l’admission, l’inscription, le cheminement et la diplomation, dans le respect des règlements et des procédures en vigueur. Réfère aux ressources appropriées les dossiers qui ne peuvent être traités selon les normes établies.

   2. Accueille la clientèle, transmet des informations et des explications sur les activités administratives de la gestion des études, sur leur dossier et sur les politiques, règlements et normes en vigueur les encadrant. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.

   3. Veille à la constitution du dossier étudiant et s’assure qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour le processus d’admission, le tient à jour et en assure le suivi. Consigne les décisions et les informations nécessaires le cas échéant.

   4. Prépare des tableaux, extrait des listes, compile des statistiques ou tout autre information relative à son travail et les présente sous forme appropriée.

   5. Collabore à la mise à jour de tout matériel et contenu diffusant de l’information sur les programmes d’études et de leurs activités. Participe à l’organisation et à la réalisation d’activités d’information sur les études.

   6. Effectue des tâches générales de nature administrative bureau telles que le suivi de correspondance, la gestion documentaire, l’organisation de rencontres et l’assemblage de documents.

   7. Conformément aux consignes, vérifie, complète et signe certains formulaires et en assure le suivi.

   
   Note
   Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Scolarité : D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée
Expérience : Cinq (5) années d’expérience pertinente dont une (1) année ferme en gestion des études ou avoir effectué les activités d’apprentissage déterminées à cette fin.
Autres : Logiciels: Word et Excel

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Capsule, Banner 8 et 9, monPortail

La Faculté des sciences sociales est composée de cinq départements (anthropologie, économique, relations industrielles, science politique, sociologie) et de trois écoles (psychologie, études internationales, travail social et criminologie). Elle compte plus de 6500 personnes étudiantes, 250 membres du corps professoral et enseignant et 95 membres du personnel administratif. Les étudiantes et étudiants étant au cœur des préoccupations de la Faculté, celle-ci accorde une importance particulière aux services qui leur sont offerts.

Sous l’autorité d’une professionnelle en gestion des études et en collaboration avec l’équipe à la gestion des études, la personne sélectionnée occupera les principales responsabilités suivantes :

• Traite les demandes d’admission dans les programmes d’études de 1er cycle non contingentés ;
• Contribue au processus de traitement des demandes d’admission de certains programmes de cycles supérieurs, notamment par l'envoi des éléments utiles à la prise de décision aux directions de programmes concernées et par la saisie dans le logiciel Banner, etc. ;
• S’assure du suivi des dossiers étudiants, notamment par la personnalisation de cheminement étudiant, par la reconnaissance des acquis, par la réalisation du processus de diplomation, etc. ;
• Envoie différentes informations importantes aux étudiants ayant été admis (convocation à l’inscription, informations sur le programme et la faculté, informations sur les bourses et les fonds de soutien, etc.);
• Procède à l'inscription des étudiants si besoin ;
• Répond aux différentes demandes de renseignements portant sur les dossiers d'étudiants, que ce soit par téléphone, par courriel et en personne. Lorsque nécessaire, redirige l’étudiant à la personne appropriée ;
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Marie-Hélène Labrecque
marie-helene.labrecque@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
seul@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours".

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.